Je lijsten en je inbox heb je onder controle. Maar de ene taak die echt denkwerk vraagt, is nog steeds niet af.
Laten we de vraag deep work vs Getting Things Done beantwoorden. Je ziet waar elk voor dient en wat de bekendste kritiek op GTD zegt. En je ziet hoe blokken in je lijsten passen.
Wat is het verschil tussen deep work en Getting Things Done?
GTD beheert je taken, en deep work is de manier waarop je een veeleisende taak uitvoert.
GTD is het systeem van David Allen. Het houdt taken bij in lijsten en deelt projecten op in stappen die volgende acties heten. Deep work is volgens Cal Newport focus zonder afleiding op mentaal veeleisend werk.
| GTD | Deep work | |
|---|---|---|
| Beschreven in | David Allen, Getting Things Done | Cal Newport, Deep Work |
| Wat het is | Een systeem om taken en volgende acties te beheren | Focus zonder afleiding op veeleisend werk |
| Beantwoordt de vraag | Wat moet ik nu doen? | Hoe doe ik het met volle focus? |
Volgens mij concurreren GTD en deep work niet om dezelfde rol. Weten wat er hierna komt, betekent nog niet dat je er met volle focus aan werkt. De twee komen samen op één moment: als je gaat zitten om aan één punt van je lijst te werken.
Tijdens een blok werk je vanaf één vel, niet vanaf je lijst
Zoek eerst op je lijst welke taken deep work zijn en neem er één. Tijdens het blok schrijf je je doel en je werkstappen op een leeg vel, je protocolvel. Je brein alleen verliest de focus, maar het vel haalt je er telkens weer bij.
Vermijd afleiding tijdens deep work: sluit e-mail, Slack en social media, daarna elke app die de taak niet nodig heeft. Zolang het blok loopt, is je taken-app een van de apps die je sluit. Elke geopende app is een open gedachte, en je brein verspilt energie aan het proberen hem te negeren.
Wat is de kritiek van Cal Newport op GTD?
In een blogpost uit 2012 schreef Newport dat Allen al het werk terugbrengt tot volgende acties. Hij noemde dit task universalism: het idee dat elk soort werk in volgende acties past. Dit standpunt verklaart waarom ook hij de lijst en het zware werk gescheiden hield.
Newport vond dat opvallende resultaten, de resultaten die eruit springen, uit deep work komen. Volgens hem laat deep work zich niet opdelen in een lijst van volgende acties. Dat was zijn standpunt in 2012.
Zijn compromis was om GTD te blijven gebruiken voor shallow work en deep work als een aparte praktijk te behandelen. Shallow work zijn volgens hem eenvoudige, logistieke taken die geen zwaar denkwerk vragen. Mensen doen ze vaak terwijl ze afgeleid zijn.
Toen ik mijn eigen werk met GTD organiseerde, werden mijn takenlijsten steeds langer. Als ik naar die lijsten keek, ontmoedigden ze me meer dan dat ze me hielpen.
Schrijf het blokdoel op als resultaat, niet als activiteit
Voor een deep work-sessie heb je niet het hele project als volgende acties nodig. Je hebt alleen het resultaat nodig waar dit blok voor is. Start de timer, pak dan het protocolvel en schrijf je doel op in drie tot vijf stappen.
- Einddoel opschrijven: het eindresultaat van je project, geformuleerd als een al bereikte toestand.
- Tussendoel opschrijven (optioneel): de volgende mijlpaal op weg naar het einddoel.
- Blokdoel opschrijven: het resultaat dat je in dit blok wilt bereiken, zoals “Eerste opzet van de structuur is gemaakt”.
- Volgende handeling opschrijven (optioneel): de kleinste concrete stap, als die nog niet duidelijk is.
- Beginnen.
Formuleer elk doel als een bereikte toestand, of zoals ik het zeg: “Is klaar”, niet “doen”. Dat geeft je brein een helder beeld van het resultaat. De volgende handeling is meestal duidelijk zodra het blokdoel er staat, dus noteer haar alleen als dat niet zo is.
Maak het blokdoel ambitieus maar haalbaar, want een te groot doel overbelast je tot je niet meer kunt beginnen. Een te klein doel geeft je geen drive. Haal je het niet, dan is dat geen ramp; met elke poging schat je beter in wat realistisch is.
Wat gebeurt er met nieuwe taken die tijdens een blok opkomen?
Terwijl je aan je blokdoel werkt, gaan nieuwe taken op het gedachtevel, en je keert terug naar het werk. Dit tweede lege vel ligt naast je protocolvel en verzamelt andere taken, invallen en boodschappen. Je brein is bang ze te vergeten, maar zodra ze op papier staan, komt het tot rust.
Het moeilijkste is metacognitie: je merkt op dat je eigen geest afdwaalt. Zelfs een interessante link die als werk voelt, is een afleiding, dus noteer hem als één steekwoord op het vel. Na je laatste blok van de dag doe je met elk punt een van drie dingen.
- Voer het over naar je takensysteem.
- Doe het meteen.
- Schrap het als het niet meer relevant is.
Gooi het gedachtevel daarna weg, en sluit de dag af met de andere stappen van je shutdown-ritueel voor deep work. Hier komen GTD en het blok samen. Je takensysteem krijgt de nieuwe punten, terwijl het blok zelf er vrij van blijft.
Als je deep work met GTD combineert, bewaart en sorteert je takensysteem alles wat je moet doen. Voor elk blok neem je er één taak uit, en die taak doe je in het blok. Het gedachtevel brengt de nieuwe punten daarna terug naar je takensysteem.
Je takenlijst bepaalt waar je volgende blok voor is. Hoe je dat ene blok voorbereidt, start, doorwerkt en beëindigt, bepaalt of de taak af komt. Zo werkt het →
FAQ
Gebruikte Cal Newport GTD?
Ja, Deep Work-auteur Cal Newport zegt dat hij in 2003 met GTD begon, als derdejaarsstudent aan Dartmouth College. Tijdens zijn vervolgstudie aan het MIT hield GTD hem georganiseerd. Maar het maakte hem niet beter in het zware, geconcentreerde werk van zijn vakgebied.
Moet je je GTD-inbox leegmaken tijdens een deep work-blok?
Nee. Je GTD-inbox, waarin je nieuwe punten verzamelt, krijgt een eigen blok. Elk blok werkt naar één resultaat toe, dus de inbox heeft een apart blok nodig.
Stem dat blok af op je energie. Veeleisende taken vragen energie, en lichtere taken passen bij de momenten waarop de energie afneemt.
Kun je deep work doen zonder GTD?
Voor elk blok geconcentreerd werk heb je bij deep work één taak en een opgeschreven doel nodig. GTD is één manier om die taak te kiezen.
Meestal weet ik zonder veel planning wat mijn volgende taak is. Sluit elke dag af door in één zin te noteren waarmee je morgen begint.
