Suas listas e sua caixa de entrada estão sob controle. Mas aquela tarefa que exige pensar de verdade ainda não está feita.
Vamos resolver a questão deep work vs Getting Things Done. Você vai ver para que serve cada um e o que diz a crítica mais conhecida ao GTD. E vai ver como os blocos se encaixam nas suas listas.
Qual é a diferença entre deep work e Getting Things Done?
O GTD gerencia suas tarefas, enquanto deep work é a forma como você faz uma tarefa exigente. O GTD, sistema de David Allen, guarda as tarefas em listas e divide projetos em passos chamados próximas ações. Deep work, como Cal Newport o define, é foco sem distrações em trabalho mentalmente exigente.
| GTD | Deep work | |
|---|---|---|
| Descrito em | David Allen, Getting Things Done | Cal Newport, Deep Work |
| O que é | Um sistema para gerenciar tarefas e próximas ações | Foco sem distrações em trabalho exigente |
| Responde à pergunta | O que devo fazer em seguida? | Como faço isso com foco total? |
Na minha visão, GTD e deep work não disputam a mesma função. Saber o que vem a seguir não significa trabalhar nisso com foco total. Os dois se encontram em um momento: quando você se senta para trabalhar em um item da sua lista.
Durante um bloco, você trabalha com uma folha, não com a sua lista
Primeiro, identifique as tarefas de deep work na sua lista e escolha uma. Durante o bloco, você anota seu objetivo e seus passos de trabalho na folha de protocolo, uma folha em branco. Seu cérebro, sozinho, perde o foco, mas a folha te traz de volta.
Para evitar distrações durante o deep work, feche e-mail, Slack e redes sociais. Depois, feche todo aplicativo de que a tarefa não precisa; durante o bloco, isso inclui seu aplicativo de tarefas. Cada aplicativo aberto é um pensamento aberto, e seu cérebro gasta energia tentando ignorá-lo.
Qual é a crítica de Cal Newport ao GTD?
Em um post de blog de 2012, Newport escreveu que Allen reduz todo trabalho a próximas ações. Ele chamou isso de task universalism: a ideia de que todo tipo de trabalho cabe em próximas ações. Essa visão explica por que ele também manteve a lista e o trabalho difícil separados.
O motivo de Newport era que resultados notáveis, aqueles que se destacam, vêm do deep work. Na visão dele, o deep work resiste a ser dividido em uma lista de próximas ações. Essa era a posição dele em 2012.
O meio-termo dele foi continuar usando o GTD para shallow work e tratar o deep work como uma prática separada. Shallow work, como ele descreve, são tarefas simples e logísticas que não exigem pensar a fundo. Muitas vezes, as pessoas fazem essas tarefas distraídas.
Quando organizei meu próprio trabalho com o GTD, minhas listas de tarefas ficavam cada vez mais longas. Olhar para essas listas me desanimava mais do que me ajudava.
Escreva o objetivo do bloco como resultado, não como atividade
Para começar uma sessão de deep work, você não precisa do projeto inteiro em próximas ações. Você só precisa do resultado que este bloco deve trazer. Inicie o timer, depois pegue a folha de protocolo e anote seu objetivo, de três a cinco passos.
- Anote o objetivo final: o resultado final do seu projeto, como um estado já alcançado.
- Anote um objetivo intermediário (opcional): o próximo marco no caminho.
- Anote o objetivo do bloco: o resultado que você quer deste bloco, como “O primeiro rascunho do esboço está feito”.
- Anote a próxima ação (opcional): o menor passo concreto, se ele ainda não estiver claro.
- Comece.
Formule cada objetivo como um estado concluído, ou, como eu digo: “Está feito”, não “fazer”. Isso dá ao seu cérebro uma imagem clara do resultado. A próxima ação costuma ficar clara com o objetivo do bloco escrito; então anote-a só quando ela não estiver clara.
Defina o objetivo do bloco ambicioso, mas alcançável, porque um objetivo grande demais sobrecarrega você até travar. Um objetivo pequeno demais não te dá impulso. Se você não alcançar o objetivo, não é nenhum desastre: a cada repetição, você estima melhor o que é realista.
O que acontece com novas tarefas que surgem durante um bloco?
Enquanto você trabalha no objetivo do bloco, novas tarefas vão para a folha de pensamentos, e você volta ao trabalho. Essa segunda folha em branco fica ao lado da sua folha de protocolo e reúne outras tarefas, ideias e pendências. Seu cérebro tem medo de esquecê-las, mas, uma vez que estão no papel, ele se acalma.
A parte difícil é a metacognição, ou seja, você percebe quando a sua própria mente divaga. Até um link interessante que parece trabalho é uma distração; então anote o link na folha como uma palavra-chave. Depois do seu último bloco do dia, você faz uma de três coisas com cada item.
- Transfira o item para o seu sistema de tarefas.
- Resolva o item imediatamente.
- Risque o item se ele não for mais relevante.
Depois, jogue fora a folha de pensamentos e termine o dia com os outros passos do seu ritual de encerramento. É aqui que o GTD e o bloco se encontram. Seu sistema de tarefas recebe os novos itens, enquanto o bloco em si fica livre deles.
Na combinação de deep work com GTD, seu sistema de tarefas guarda e organiza tudo o que você precisa fazer. Antes de cada bloco, você pega uma tarefa dele e faz essa tarefa no bloco. Depois, a folha de pensamentos leva os novos itens de volta para o seu sistema de tarefas.
Sua lista de tarefas decide para que serve o seu próximo bloco. A forma como você prepara esse bloco, o inicia, trabalha nele e o encerra decide se a tarefa fica pronta. Veja como funciona →
FAQ
Cal Newport usava o GTD?
Sim, Cal Newport, autor de Deep Work, diz que adotou o GTD em 2003, no terceiro ano no Dartmouth College. Na pós-graduação no MIT, o GTD o ajudou a se manter organizado. Mas o GTD não o tornou melhor no trabalho difícil e focado da sua área.
Você deve esvaziar a caixa de entrada do GTD durante um bloco de deep work?
Não. A caixa de entrada do GTD, onde seus novos itens se acumulam, ganha um bloco próprio. Cada bloco trabalha em direção a um resultado, então a caixa de entrada precisa de um bloco separado.
Ajuste esse bloco à sua energia. Tarefas exigentes precisam de energia, e tarefas mais fáceis combinam com os momentos em que a energia diminui.
Dá para fazer deep work sem GTD?
Deep work precisa de uma tarefa e de um objetivo escrito por bloco de trabalho focado. O GTD é uma forma de escolher essa tarefa.
Na maioria dos dias, sei qual é a minha próxima tarefa sem muito planejamento. Termine cada dia anotando em uma frase com o que você vai começar amanhã.
