Deine Listen und dein Posteingang sind unter Kontrolle. Aber die eine Aufgabe, die echtes Nachdenken braucht, ist immer noch nicht erledigt.
Klären wir die Frage Deep Work vs Getting Things Done. Du erfährst, wofür beide da sind und was die bekannteste Kritik an GTD sagt. Außerdem siehst du, wie Blöcke zu deinen Listen passen.
Was ist der Unterschied zwischen Deep Work und Getting Things Done?
GTD verwaltet deine Aufgaben, und Deep Work ist die Art, wie du eine anspruchsvolle davon erledigst. GTD, das System von David Allen, hält Aufgaben in Listen fest und zerlegt Projekte in nächste Schritte (Next Actions). Deep Work ist nach Cal Newport ablenkungsfreier Fokus auf geistig anspruchsvolle Arbeit.
| GTD | Deep Work | |
|---|---|---|
| Beschrieben in | David Allen, Getting Things Done | Cal Newport, Deep Work |
| Was es ist | Ein System, mit dem du Aufgaben und nächste Schritte verwaltest | Ablenkungsfreier Fokus auf anspruchsvolle Arbeit |
| Beantwortet die Frage | Was mache ich als Nächstes? | Wie mache ich es mit vollem Fokus? |
Aus meiner Sicht konkurrieren GTD und Deep Work nicht um dieselbe Rolle. Wenn du weißt, was als Nächstes kommt, heißt das nicht, dass du mit vollem Fokus daran arbeitest. Beide treffen sich in genau einem Moment: wenn du dich hinsetzt, um an einem Punkt deiner Liste zu arbeiten.
Im Block arbeitest du mit einem Zettel, nicht mit deiner Liste
Such dir zuerst auf deiner Liste die Deep-Work-Aufgaben heraus und nimm eine davon. Im Block schreibst du dein Ziel und deine Arbeitsschritte auf einen leeren Zettel, deinen Protokoll-Zettel. Dein Gehirn allein verliert den Fokus, aber der Zettel holt dich zurück.
Um Ablenkungen zu vermeiden, schließt du E-Mail, Slack und Social Media und danach jede App, die diese Aufgabe nicht braucht. Solange der Block läuft, gehört auch deine Aufgaben-App zu den Apps, die du schließt. Jede offene App ist ein offener Gedanke, und dein Gehirn verschwendet Energie, um ihn zu ignorieren.
Was kritisiert Cal Newport an GTD?
In einem Blogartikel von 2012 schrieb Newport, Allen reduziere alle Arbeit auf nächste Schritte. Er nannte das task universalism, also die Vorstellung, dass jede Art von Arbeit in nächste Schritte passt. Diese Sicht erklärt, warum auch er die Liste und die schwere Arbeit getrennt hielt.
Newport begründete das so: Herausragende Ergebnisse, also solche, die hervorstechen, entstehen durch Deep Work. Nach seiner Ansicht lässt sich Deep Work nicht in eine Liste nächster Schritte zerlegen. So sah er es 2012.
Als Kompromiss nutzte er GTD weiter für Shallow Work und behandelte Deep Work als eigene Praxis. Shallow Work sind nach seiner Beschreibung einfache, logistische Aufgaben, die kein angestrengtes Nachdenken verlangen. Man erledigt sie oft abgelenkt.
Als ich meine eigene Arbeit mit GTD organisierte, wurden meine Aufgabenlisten immer länger. Der Blick auf diese Listen schreckte mich eher ab, als dass er mir half.
Schreib das Block-Ziel als Ergebnis, nicht als Tätigkeit
Für den Start einer Deep-Work-Session brauchst du nicht das ganze Projekt als nächste Schritte. Du brauchst nur das Ergebnis, für das dieser Block da ist. Starte den Timer, dann nimm den Protokoll-Zettel und schreib dein Ziel in drei bis fünf Schritten auf.
- Endziel aufschreiben: das übergeordnete Endergebnis deines Projekts, als Zustand, der bereits erreicht ist.
- Zwischenziel aufschreiben (optional): der nächste Meilenstein auf dem Weg.
- Block-Ziel aufschreiben: das Ergebnis, das du in diesem Block erreichen willst, etwa „Erster Entwurf der Gliederung ist erstellt“.
- Nächste Handlung aufschreiben (optional): der kleinste konkrete Schritt, falls er noch nicht klar ist.
- Anfangen.
Formuliere jedes Ziel als erreichten Zustand, so sage ich es selbst: „Gliederung ist erstellt“, nicht „Gliederung erstellen“. Das gibt deinem Gehirn ein klares Bild vom Ergebnis. Die nächste Handlung ist meist klar, sobald das Block-Ziel dasteht; notiere sie nur, wenn sie noch unklar ist.
Mach das Block-Ziel ambitioniert, aber machbar, denn ein zu großes Ziel überfordert dich, bis du nicht mehr anfangen kannst. Ein zu kleines Ziel gibt dir keinen Antrieb. Erreichst du es nicht, geht die Welt nicht unter, denn mit jedem Mal schätzt du besser ein, was realistisch ist.
Was passiert mit neuen Aufgaben, die im Block auftauchen?
Während du auf dein Block-Ziel hinarbeitest, kommen neue Aufgaben auf den Gedanken-Zettel, und du kehrst zur Arbeit zurück. Dieser zweite leere Zettel liegt neben deinem Protokoll-Zettel und sammelt andere Aufgaben, Einfälle und Erledigungen. Dein Gehirn hat Angst, sie zu vergessen, aber sobald sie auf Papier sind, gibt es Ruhe.
Das Schwierigste ist die Meta-Kognition, also dass du bemerkst, wenn dein eigener Geist abschweift. Auch ein interessanter Link, der sich wie Arbeit anfühlt, lenkt ab, also notiere ihn als ein Stichwort auf dem Zettel. Nach deinem letzten Block des Tages machst du mit jedem Punkt eines von drei Dingen.
- Überführe ihn in dein Aufgabensystem.
- Erledige ihn sofort.
- Streich ihn, wenn er nicht mehr relevant ist.
Danach wirfst du den Gedanken-Zettel weg und beendest den Tag mit den übrigen Schritten deines Feierabend-Rituals. Genau hier treffen sich GTD und der Block. Dein Aufgabensystem bekommt die neuen Punkte, und der Block selbst bleibt frei davon.
Wenn du Deep Work mit GTD kombinierst, hält und sortiert dein Aufgabensystem alles, was du tun musst. Vor jedem Block nimmst du eine Aufgabe daraus, und diese Aufgabe erledigst du im Block. Der Gedanken-Zettel bringt die neuen Punkte danach zurück in dein Aufgabensystem.
Deine Aufgabenliste entscheidet, wofür dein nächster Block da ist. Wie du diesen einen Block vorbereitest, startest, durcharbeitest und beendest, entscheidet, ob die Aufgabe erledigt wird. So funktioniert's →
FAQ
Hat Cal Newport GTD genutzt?
Ja, Cal Newport, Autor von Deep Work, begann 2003 nach eigener Aussage mit GTD, im dritten Studienjahr am Dartmouth College. Im Graduiertenstudium am MIT hielt GTD ihn organisiert. Besser in der schweren, fokussierten Arbeit seines Fachs machte es ihn aber nicht.
Solltest du deinen GTD-Eingang in einem Deep-Work-Block leeren?
Nein. Dein GTD-Eingang, in dem sich deine neuen Punkte sammeln, bekommt einen eigenen Block. Jeder Block arbeitet auf ein Ergebnis hin, deshalb braucht der Eingang einen separaten Block.
Stimm diesen Block auf deine Energie ab. Anspruchsvolle Aufgaben brauchen Energie, und leichtere Aufgaben passen in die Zeiten, in denen sie nachlässt.
Kannst du Deep Work ohne GTD machen?
Deep Work braucht pro Block konzentrierter Arbeit eine Aufgabe und ein schriftliches Ziel. GTD ist ein Weg, diese Aufgabe auszuwählen.
Meist weiß ich ohne viel Planung, was als Nächstes dran ist. Halte am Ende jedes Tages in einem Satz fest, womit du morgen anfängst.
