Tus listas y tu bandeja de entrada están bajo control. Pero la única tarea que exige pensar de verdad sigue sin estar hecha.
Vamos a resolver la pregunta deep work vs Getting Things Done. Verás para qué sirve cada uno y qué dice la crítica más conocida a GTD. También verás cómo encajan los bloques en tus listas.
¿Cuál es la diferencia entre deep work y Getting Things Done?
GTD gestiona tus tareas, mientras que el deep work es la forma de hacer una tarea exigente. GTD, el sistema de David Allen, guarda las tareas en listas y divide los proyectos en pasos llamados siguientes acciones. El deep work, según lo define Cal Newport, es enfoque sin distracciones en un trabajo mentalmente exigente.
| GTD | Deep work | |
|---|---|---|
| Descrito en | David Allen, Getting Things Done | Cal Newport, Deep Work |
| Qué es | Un sistema para gestionar tareas y siguientes acciones | Enfoque sin distracciones en un trabajo exigente |
| Responde a la pregunta | ¿Qué debo hacer a continuación? | ¿Cómo lo hago con pleno enfoque? |
En mi opinión, GTD y el deep work no compiten por la misma función. Saber qué viene después no significa trabajar en ello con pleno enfoque. Los dos se encuentran en un momento, que es cuando te sientas a trabajar en un punto de tu lista.
Durante un bloque, trabajas con una hoja, no con tu lista
Primero, identifica las tareas de deep work de tu lista y elige una. Durante el bloque, escribes tu objetivo y tus pasos de trabajo en una hoja en blanco, tu hoja de protocolo. Tu cerebro, por sí solo, pierde el enfoque, pero la hoja te trae de vuelta.
Para evitar distracciones durante el deep work, cierra el correo electrónico, Slack y las redes sociales. Después cierra cada aplicación que la tarea no necesite, también tu aplicación de tareas mientras dura el bloque. Cada aplicación abierta es un pensamiento abierto, y tu cerebro gasta energía tratando de ignorarlo.
¿Qué critica Cal Newport de GTD?
En una entrada de blog de 2012, Newport escribió que Allen reduce todo el trabajo a siguientes acciones. Lo llamó task universalism: la idea de que cualquier tipo de trabajo cabe en siguientes acciones. Esta visión explica por qué él también separó la lista del trabajo difícil.
Según Newport, los resultados notables, los que destacan, vienen del deep work. En su opinión, el deep work se resiste a dividirse en una lista de siguientes acciones. Esa era su postura en 2012.
Su solución intermedia fue seguir usando GTD para el shallow work y tratar el deep work como una práctica aparte. El shallow work, tal como él lo describe, son tareas simples y logísticas que no exigen pensar a fondo. La gente suele hacerlas mientras está distraída.
Cuando organizaba mi propio trabajo con GTD, mis listas de tareas no paraban de crecer. Mirar esas listas me desanimaba más de lo que me ayudaba.
Escribe el objetivo del bloque como resultado, no como actividad
Para empezar una sesión de deep work, no necesitas todo el proyecto en siguientes acciones. Solo necesitas el resultado para el que sirve este bloque.
Pon en marcha el temporizador y toma la hoja de protocolo. Anota tu objetivo en una lista de tres a cinco pasos.
- Anota el objetivo final: el resultado final de tu proyecto, como un estado que ya se alcanzó.
- Anota un objetivo intermedio (opcional): el siguiente hito en el camino.
- Anota el objetivo del bloque: el resultado que quieres de este bloque, como “El primer borrador del esquema está hecho”.
- Anota la siguiente acción (opcional): el paso concreto más pequeño, si todavía no está claro.
- Empieza.
Formula cada objetivo como un estado completado, o como lo digo yo: “Está hecho”, no “hacer”. Eso le da a tu cerebro una imagen clara del resultado. Con el objetivo del bloque escrito, la siguiente acción suele estar clara, así que anótala solo cuando no lo esté.
Haz el objetivo del bloque ambicioso pero alcanzable, porque un objetivo demasiado grande te agobia hasta que no puedes empezar. Un objetivo demasiado pequeño no te da impulso. Si no lo alcanzas, no es un desastre: cada vez que lo haces, estimas mejor lo que es realista.
¿Qué pasa con las tareas nuevas que surgen durante un bloque?
Mientras trabajas hacia tu objetivo del bloque, las tareas nuevas van a la hoja de pensamientos, y vuelves al trabajo. Esta segunda hoja en blanco está junto a tu hoja de protocolo y recoge otras tareas, ideas y pendientes. Tu cerebro tiene miedo de olvidarlos, pero en cuanto están en papel, se calma.
Lo difícil es la metacognición, es decir, darte cuenta de cuándo tu propia mente divaga. Incluso un enlace interesante que parece trabajo es una distracción, así que anótalo en la hoja con una palabra clave. Después de tu último bloque del día, haces una de tres cosas con cada punto.
- Pásalo a tu sistema de tareas.
- Ocúpate de él de inmediato.
- Táchalo si ya no importa.
Después tira la hoja de pensamientos y termina el día con los demás pasos de tu ritual de cierre. Aquí es donde se encuentran GTD y el bloque. Tu sistema de tareas recibe los puntos nuevos, mientras que el bloque en sí queda libre de ellos.
Cuando combinas deep work con GTD, tu sistema de tareas guarda y ordena todo lo que tienes que hacer. Antes de cada bloque, tomas una tarea de él y la haces en el bloque. Después, la hoja de pensamientos devuelve los puntos nuevos a tu sistema de tareas.
Tu lista de tareas decide para qué sirve tu próximo bloque. Cómo preparas ese bloque, cómo lo empiezas, lo trabajas y lo terminas decide si la tarea se hace. Ver cómo funciona →
FAQ
¿Usó Cal Newport GTD?
Sí, Cal Newport, autor de Deep Work, cuenta que adoptó GTD en 2003, cuando cursaba tercero en Dartmouth College. En el posgrado en el MIT, GTD lo mantuvo organizado. Pero no lo hizo mejor en el trabajo difícil y concentrado de su campo.
¿Deberías vaciar tu bandeja de entrada de GTD durante un bloque de deep work?
No. Tu bandeja de entrada de GTD, donde se acumulan tus puntos nuevos, tiene su propio bloque. Cada bloque trabaja hacia un solo resultado, así que la bandeja de entrada necesita un bloque aparte.
Ajusta ese bloque a tu energía. Las tareas exigentes necesitan energía, y las tareas más fáciles encajan en los momentos en que baja.
¿Se puede hacer deep work sin GTD?
El deep work necesita una tarea y un objetivo escrito por cada bloque de trabajo concentrado. GTD es una forma de elegir esa tarea.
La mayoría de los días sé cuál es mi siguiente tarea sin planificar mucho. Termina cada día anotando en una frase con qué empezarás mañana.
