Le tue liste e la tua casella di posta sono sotto controllo. Ma l’unico compito che richiede di pensare davvero non è ancora fatto.
Chiariamo la questione deep work vs Getting Things Done. Vedrai a che cosa serve ciascuno e che cosa dice la critica più nota a GTD. Vedrai anche come i blocchi si inseriscono nelle tue liste.
Qual è la differenza tra deep work e Getting Things Done?
GTD gestisce i tuoi compiti, mentre il deep work è il modo in cui ne svolgi uno impegnativo. GTD, il sistema di David Allen, tiene i compiti in liste e divide i progetti in passi chiamati prossime azioni. Il deep work, come lo definisce Cal Newport, è concentrazione senza distrazioni su un lavoro mentalmente impegnativo.
| GTD | Deep work | |
|---|---|---|
| Descritto in | David Allen, Getting Things Done | Cal Newport, Deep Work |
| Che cos’è | Un sistema per gestire compiti e prossime azioni | Concentrazione senza distrazioni su un lavoro impegnativo |
| Risponde alla domanda | Che cosa devo fare adesso? | Come lo faccio in piena concentrazione? |
Secondo me GTD e deep work non si contendono lo stesso ruolo. Sapere che cosa viene dopo non significa lavorarci in piena concentrazione. I due si incontrano in un solo momento: quando ti siedi a lavorare su una voce della tua lista.
Durante un blocco lavori da un foglio, non dalla tua lista
Prima individua nella tua lista i compiti di deep work e prendine uno. Durante il blocco scrivi il tuo obiettivo e i passi di lavoro sul foglio di protocollo, un foglio bianco. Il tuo cervello, da solo, perde il focus, ma il foglio ti riporta indietro.
Per evitare le distrazioni durante il deep work, chiudi e-mail, Slack e social media, poi ogni app inutile al compito. Mentre il blocco è in corso, anche la tua app per i compiti è tra le app che chiudi. Ogni app aperta è un pensiero aperto, e il tuo cervello spreca energia per cercare di ignorarlo.
Qual è la critica di Cal Newport a GTD?
In un post del 2012 sul suo blog, Newport ha scritto che Allen riduce tutto il lavoro a prossime azioni. Ha chiamato questa idea task universalism, cioè l’idea che ogni tipo di lavoro rientri nelle prossime azioni. Questa visione spiega perché anche lui teneva separati la lista e il lavoro difficile.
La ragione di Newport era che i risultati notevoli, quelli che spiccano, nascono dal deep work. Secondo lui, il deep work non si lascia scomporre in una lista di prossime azioni. Questa era la sua posizione nel 2012.
Il suo compromesso era usare ancora GTD per lo shallow work e trattare il deep work come pratica a sé. Newport descrive lo shallow work come compiti semplici e logistici che non richiedono di pensare intensamente. Spesso le persone li svolgono mentre sono distratte.
Quando organizzavo il mio lavoro con GTD, le mie liste di compiti diventavano sempre più lunghe. Guardare quelle liste mi scoraggiava più di quanto mi aiutasse.
Scrivi l’obiettivo del blocco come risultato, non come attività
Per iniziare una sessione di deep work, non ti serve l’intero progetto diviso in prossime azioni. Ti serve solo il risultato per cui fai questo blocco. Avvia il timer, poi prendi il foglio di protocollo e annota il tuo obiettivo seguendo da tre a cinque passaggi.
- Annota l’obiettivo finale: il risultato finale del tuo progetto, come uno stato già raggiunto.
- Annota un obiettivo intermedio (opzionale): il prossimo traguardo lungo il percorso.
- Annota l’obiettivo del blocco: il risultato che vuoi da questo blocco, per esempio «La prima bozza della scaletta è fatta».
- Annota la prossima azione (opzionale): il più piccolo passo concreto, se non è ancora chiaro.
- Comincia.
Formula ogni obiettivo come uno stato compiuto, o come dico io: «È fatto», non «fare». Questo dà al cervello un’immagine chiara del risultato. Di solito la prossima azione è chiara appena hai scritto l’obiettivo del blocco, quindi annotala solo se non lo è.
Rendi l’obiettivo del blocco ambizioso ma raggiungibile, perché uno troppo grande ti sovraccarica al punto che non riesci a iniziare. Un obiettivo troppo piccolo non ti dà slancio. Se non lo raggiungi, non è un disastro: ogni volta che lo fai, stimi meglio ciò che è realistico.
Che cosa succede ai nuovi compiti che emergono durante un blocco?
Mentre lavori verso l’obiettivo del blocco, i nuovi compiti vanno sul foglio dei pensieri, e tu torni al lavoro. Questo secondo foglio bianco sta accanto al foglio di protocollo e raccoglie altri compiti, idee e cose da fare. Il tuo cervello ha paura di dimenticarli, ma una volta che sono su carta, si calma.
La parte difficile è la metacognizione, cioè accorgerti quando la tua mente divaga. Anche un link interessante che sembra lavoro è una distrazione, quindi annotalo sul foglio con una sola parola chiave. Dopo l’ultimo blocco della giornata, per ogni punto fai una di tre cose.
- Trasferiscilo nel tuo sistema di gestione dei compiti.
- Occupatene subito.
- Cancellalo se non è più rilevante.
Poi butta il foglio dei pensieri e chiudi la giornata con il resto del rituale di chiusura del deep work. È qui che GTD e il blocco si incontrano. Il tuo sistema di gestione dei compiti riceve i nuovi punti, mentre il blocco stesso ne resta libero.
Nella combinazione di deep work e GTD, il sistema per i compiti raccoglie e ordina tutto ciò che devi fare. Prima di ogni blocco scegli un compito dal sistema e lo svolgi nel blocco. Poi il foglio dei pensieri riporta i nuovi punti nel tuo sistema di gestione dei compiti.
La tua lista di compiti decide a che cosa serve il tuo prossimo blocco. Come prepari quel singolo blocco, lo avvii, ci lavori e lo concludi: questo decide se il compito viene fatto. Scopri come funziona →
FAQ
Cal Newport usava GTD?
Sì, Cal Newport, autore di Deep Work, dice di aver adottato GTD nel 2003, al terzo anno al Dartmouth College. Durante il dottorato al MIT, GTD lo teneva organizzato. Ma non lo rendeva più bravo nel lavoro difficile e concentrato del suo campo.
Dovresti svuotare la inbox di GTD durante un blocco di deep work?
No. La tua inbox di GTD, dove si raccolgono i nuovi punti, ha un blocco tutto suo. Ogni blocco lavora verso un solo risultato, quindi la inbox ha bisogno di un blocco separato.
Adatta quel blocco alla tua energia. I compiti impegnativi richiedono energia, e i compiti più facili sono adatti ai momenti in cui l’energia cala.
Si può fare deep work senza GTD?
Il deep work richiede un solo compito e un obiettivo scritto per ogni blocco di lavoro concentrato. GTD è un modo per scegliere quel compito.
Nella maggior parte dei giorni conosco il mio prossimo compito senza molta pianificazione. Chiudi ogni giornata annotando in una frase con che cosa inizierai domani.
