Seu e-mail está aberto, o chat não para de apitar e um documento continua inacabado. Você pula entre tudo isso o dia inteiro e termina ocupado, com pouco para mostrar. O problema é trocar de tarefa?
Aqui você vê os dois lado a lado e por que a última tarefa fica na sua cabeça. Você descobre o que a pesquisa mediu e o que um estudo mostra. Depois você descobre se a multitarefa às vezes é aceitável e recebe quatro formas de ficar em uma só tarefa.
Qual é a diferença entre deep work e multitarefa?
Deep work significa uma tarefa exigente com toda a sua atenção. Multitarefa no trabalho significa várias tarefas em andamento e pular entre elas.
Cal Newport é autor de Deep Work (2016). Ele descreve deep work como atividades profissionais feitas “em um estado de concentração livre de distrações” (traduzido). Essas atividades levam suas capacidades mentais ao limite.
No trabalho, a multitarefa costuma ser assim. Várias tarefas estão abertas, e você pula entre elas: o e-mail, o chat, de volta ao documento. Abaixo, eu comparo a multitarefa com um deep work block, um período fixo de tempo para uma tarefa.
| Um deep work block | Multitarefa | |
|---|---|---|
| Tarefas | Uma, com o objetivo anotado | Várias abertas ao mesmo tempo |
| Atenção | Fica na única tarefa | Pula de tarefa em tarefa |
| Novas ideias e pendências | Anotadas em uma folha separada para depois | Seguidas no momento em que surgem |
| Celular, e-mail, chat | Desligados ou fechados antes de começar | Abertos, respondidos quando as mensagens chegam |
| Fim do dia | Uma lista de objetivos alcançados | Ocupado o dia todo, pouco para mostrar |
A coluna da esquerda mostra como um bloco funciona no meu livro. Um objetivo no papel, e todo o resto espera. Para ver o quadro completo, leia sobre o que é deep work.
O que é resíduo de atenção?
Cada pulo na coluna da direita deixa algo para trás. Quando você sai de uma tarefa inacabada, parte da sua atenção fica com ela, e a próxima tarefa sofre.
A pesquisadora Sophie Leroy chama isso de attention residue (2009). O termo significa resíduo de atenção: a atenção que sobra na tarefa antiga.
Leroy testou isso em dois experimentos, publicados na revista Organizational Behavior and Human Decision Processes. As pessoas precisavam parar de pensar em uma tarefa para levar toda a atenção à próxima. Deixar uma tarefa inacabada era difícil, e o trabalho na próxima tarefa sofria.
Apenas terminar a primeira tarefa não liberava a atenção das pessoas. Terminá-la sob pressão de tempo ajudava. Assim as pessoas conseguiam parar de pensar nela.
Com que frequência isso acontece em um dia normal de trabalho? E quanto custa cada troca? Pesquisadores mediram as duas coisas.
O que a pesquisa diz sobre troca de tarefas e produtividade?
A pesquisa sobre troca de tarefas e produtividade mostra três coisas. Pessoas no trabalho trocam de tarefa a cada poucos minutos, e cada troca custa tempo. Um trabalho interrompido também pode esperar muito até você voltar a ele.
Cada resultado tem nomes e anos por trás:
- Frequência das trocas: Gonzalez e Mark (2004) observaram analistas, desenvolvedores e gerentes. Eles passavam cerca de três minutos em uma tarefa antes de trocar.
- Quanto custa uma troca: Rubinstein, Meyer e Evans (2001) mediram um custo de tempo ao trocar entre tarefas. Ele crescia com regras mais complexas.
- Espera do trabalho interrompido: Gloria Mark deu um número à Gallup em 2006. Em média, a retomada vinha após 23 minutos e 15 segundos.
Leia os 23 minutos com cuidado. Eles medem o tempo até as pessoas voltarem ao trabalho interrompido. Eles não medem quanto tempo levou para ficar totalmente focado de novo.
De qualquer forma, em um bloco de 45 minutos eu não posso perder tanto tempo. Outras pessoas quebram o seu foco o tempo todo? Então leia sobre deep work quando as pessoas interrompem você o tempo todo.
O que mostra o estudo de Stanford sobre multitarefa?
A pesquisa acima mediu trocas isoladas. O estudo de Stanford olhou para as pessoas. Ele comparou pessoas que usam muitas mídias ao mesmo tempo com pessoas que usam poucas.
As pessoas que usam muitas mídias se distraíam com mais facilidade. O estudo não testou deep work.
Eyal Ophir, Clifford Nass e Anthony Wagner fizeram o estudo. Eles publicaram “Cognitive control in media multitaskers” na revista PNAS (2009). Eles encontraram três coisas:
- Quem usava muitas mídias ao mesmo tempo se distraía mais fácil com coisas ao redor que não importavam.
- Essas pessoas também se distraíam mais fácil com coisas na memória que não importavam.
- Elas se saíram pior em um teste de troca entre tarefas.
Eu leio assim: as pessoas que mais fazem multitarefa com mídias não eram as melhores em trocar de tarefa.
Do jeito que eu leio, o estudo compara grupos de pessoas que fazem mais ou menos multitarefa com mídias. Ele não compara um dia de deep work com um dia de multitarefa.
Alguém consegue mesmo fazer duas coisas ao mesmo tempo? Veja se dá para focar em duas coisas ao mesmo tempo.
A multitarefa às vezes é aceitável?
Como cada troca de tarefa custa tempo, minha resposta tem duas partes. Dentro de um bloco, não. Nada roda junto com a tarefa, nem mesmo música.
Você troca de tarefa entre os blocos e ajusta cada uma à sua energia.
Música parece ajudar no foco. Mas ela ocupa capacidade mental que faz falta para a tarefa. Meu conselho é este: não use música.
Música também significa escolher música, dar play e trocar de faixa. Para mim, cada interação com o player me tira do flow. Flow é o estado de estar totalmente absorvido no trabalho.
Se você não consegue trabalhar sem música, escolha música instrumental sem vocal e que fique igual do começo ao fim. Use uma única playlist em repetição. Há mais sobre isso no artigo sobre deep work com música.
Faça tarefas exigentes entre os blocos quando você tem energia. Faça tarefas mais fáceis quando a sua energia diminui. Desperdiçar energia em uma tarefa fácil é tão ineficiente quanto enfrentar uma tarefa difícil sem energia.
Como um Deep Work Block mantém você em uma só tarefa
Seja qual for a tarefa que você ajusta à sua energia, o bloco mantém você nela. Ele fecha as outras tarefas antes de você começar. E dá às novas tarefas um lugar para esperar.
Seu celular já está desligado, como descrevi acima. Mais quatro ferramentas fazem o resto:
- Feche as outras tarefas: Feche e-mail, Slack e redes sociais. Feche todo aplicativo e toda aba que esta tarefa não usa. Ative o Não Perturbe.
- Anote um objetivo do bloco: A folha de protocolo é uma folha em branco para objetivo e passos de trabalho. Anote o resultado desejado.
- Estacione as novas tarefas: Anote cada uma como palavra-chave na sua folha de pensamentos, uma segunda folha para pensamentos novos. Depois volte à sua tarefa.
- Travou? Fique na tarefa: Anote o próximo mini passo na folha de protocolo. Se nada funcionar, mude para outra parte da mesma tarefa.
Cada aplicativo aberto e cada aba aberta é um pensamento aberto. Para ir além, aprenda a evitar distrações durante o deep work e a proteger seus blocos das notificações do Slack.
Depois de alguns blocos, uma tarefa por bloco vira rotina. Aí um bloco de 45 minutos rende 45 minutos em uma tarefa, não 45 minutos de trocas. Veja como funciona →
FAQ
Algumas pessoas conseguem fazer multitarefa sem perder desempenho?
Algumas poucas conseguem, pelo menos em uma situação. Watson e Strayer (2010) testaram 200 pessoas em um simulador de direção com uma segunda tarefa exigente.
Dessas pessoas, 2,5% não tiveram queda de desempenho. A grande maioria piorou ao fazer multitarefa.
A multitarefa prejudica o cérebro?
Um estudo do cérebro não mostra isso. Em Loh e Kanai (2014), quem fazia mais multitarefa com mídias tinha massa cinzenta menos densa numa área cerebral.
Massa cinzenta é um tipo de tecido cerebral. Segundo os autores, o estudo não consegue mostrar o que causa o quê.
A multitarefa é mais difícil com TDAH?
Um estudo diz que não. Gawrilow e colegas (2011) compararam 45 homens com TDAH, um transtorno da atenção e da atividade, com 42 sem TDAH.
Os homens com TDAH não foram piores na multitarefa. Eles se sentiram melhor e mais motivados quando as tarefas não estavam misturadas.
