Dein Postfach ist offen, der Chat meldet sich ständig, und ein Dokument liegt halb fertig da. Du springst den ganzen Tag hin und her und hast am Abend trotz aller Beschäftigung wenig vorzuweisen. Ist das Wechseln das Problem?
Du siehst beides nebeneinander und erfährst, warum die letzte Aufgabe in deinem Kopf bleibt. Du lernst, was die Forschung gemessen hat und was eine Studie zeigt. Dann erfährst du, ob Multitasking je in Ordnung ist, und bekommst vier Wege, um bei einer Aufgabe zu bleiben.
Was ist der Unterschied zwischen Deep Work und Multitasking?
Deep Work heißt: eine anspruchsvolle Aufgabe mit deiner vollen Aufmerksamkeit. Multitasking heißt bei der Arbeit: mehrere Aufgaben gleichzeitig offen haben und zwischen ihnen springen.
Cal Newport, Autor von Deep Work (2016), beschreibt Deep Work als berufliche Tätigkeiten in einem Zustand ablenkungsfreier Konzentration. Diese Tätigkeiten bringen deine geistigen Fähigkeiten an ihre Grenze.
Bei der Arbeit sieht Multitasking meist so aus. Mehrere Aufgaben sind offen, und du springst zwischen ihnen hin und her: die E-Mail, der Chat, zurück zum Dokument. In der Tabelle stelle ich es einem Deep Work Block gegenüber, einer festen Zeitspanne für eine Aufgabe.
| Ein Deep Work Block | Multitasking | |
|---|---|---|
| Aufgaben | Eine, mit aufgeschriebenem Ziel | Mehrere gleichzeitig offen |
| Aufmerksamkeit | Bleibt bei der einen Aufgabe | Springt von Aufgabe zu Aufgabe |
| Neue Ideen und To-dos | Auf einem eigenen Zettel für später notiert | Sofort verfolgt, sobald sie auftauchen |
| Smartphone, E-Mail, Chat | Vor dem Start aus oder geschlossen | Offen, jede Nachricht wird sofort beantwortet |
| Ende des Tages | Eine Liste erreichter Ziele | Den ganzen Tag beschäftigt, wenig vorzuweisen |
Die linke Spalte zeigt, wie ein Block in meinem Buch funktioniert. Ein Ziel steht auf Papier, und alles andere wartet. Das ganze Bild zeigt der Artikel Was ist Deep Work?.
Was sind Aufmerksamkeitsreste?
Jeder Sprung in der rechten Spalte hinterlässt etwas. Wechselst du von einer unfertigen Aufgabe weg, bleibt ein Teil deiner Aufmerksamkeit bei ihr. Darunter leidet die nächste Aufgabe.
Die Forscherin Sophie Leroy nennt das attention residue (2009), auf Deutsch Aufmerksamkeitsrest. Gemeint ist Aufmerksamkeit, die bei der alten Aufgabe zurückbleibt.
Leroy hat das in zwei Experimenten getestet, veröffentlicht in Organizational Behavior and Human Decision Processes. Die Teilnehmer mussten aufhören, an eine Aufgabe zu denken, um ihre volle Aufmerksamkeit auf die nächste zu lenken. Von einer unfertigen Aufgabe kamen sie schwer los, und die Arbeit an der nächsten Aufgabe litt.
Wer die erste Aufgabe nur abschloss, hatte den Kopf noch nicht frei. Schloss er sie unter Zeitdruck ab, war der Kopf frei. Dann konnten die Teilnehmer aufhören, an sie zu denken.
Wie oft passiert das an einem normalen Arbeitstag? Und was kostet jeder Wechsel? Forscher haben beides gemessen.
Was sagt die Forschung zu Aufgabenwechsel und Produktivität?
Die Forschung zu Aufgabenwechsel und Produktivität zeigt drei Dinge. Menschen wechseln bei der Arbeit alle paar Minuten, und jeder Wechsel kostet Zeit. Unterbrochene Arbeit kann außerdem lange warten, bis du zu ihr zurückkehrst.
Hinter jedem Befund stehen Namen und Jahreszahlen:
- Wie oft Menschen wechseln: Gonzalez und Mark (2004) beobachteten Analysten, Entwickler und Manager. Sie blieben etwa drei Minuten bei einer Aufgabe, bevor sie wechselten.
- Was ein Wechsel kostet: Rubinstein, Meyer und Evans (2001) maßen beim Wechsel zwischen Aufgaben einen Zeitverlust. Er wuchs, je komplexer die Regeln waren.
- Wie lange unterbrochene Arbeit wartet: Gloria Mark nannte Gallup 2006 eine Zahl. Unterbrochene Arbeit wurde im Schnitt nach 23 Minuten und 15 Sekunden wieder aufgenommen.
Lies die 23 Minuten mit Vorsicht. Sie messen die Zeit, bis Menschen zur unterbrochenen Arbeit zurückkehrten. Sie messen nicht, wie lange es dauerte, bis sie wieder voll konzentriert waren.
So oder so kann ich mir eine solche Pause in einem 45-Minuten-Block nicht leisten. Reißen dich andere ständig aus dem Fokus, hilft der Artikel Deep Work trotz Unterbrechungen.
Was zeigt die Stanford-Studie zu Multitasking?
Die bisher genannte Forschung hat einzelne Wechsel gemessen. Die Stanford-Studie hat dagegen Menschen untersucht. Sie verglich starke und schwache Medien-Multitasker, also Menschen, die viele oder wenige Medien gleichzeitig nutzen.
Die starken Multitasker ließen sich leichter ablenken. Deep Work hat die Studie nicht getestet.
Eyal Ophir, Clifford Nass und Anthony Wagner führten die Studie durch. Sie veröffentlichten „Cognitive control in media multitaskers“ in PNAS (2009). Sie fanden drei Dinge:
- Starke Medien-Multitasker ließen sich leichter von unwichtigen Dingen in ihrer Umgebung ablenken.
- Sie ließen sich auch leichter von unwichtigen Dingen in ihrem Gedächtnis ablenken.
- In einem Test zum Wechsel zwischen Aufgaben schnitten sie schlechter ab.
Meine Lesart: Wer am meisten mit Medien multitaskte, wechselte nicht am besten zwischen Aufgaben.
So wie ich sie lese, vergleicht die Studie Gruppen von Menschen, die mehr oder weniger mit Medien multitasken. Sie vergleicht keinen Tag mit Deep Work mit einem Tag voller Multitasking.
Kann jemand wirklich zwei Dinge gleichzeitig tun? Das klärt der Artikel Kann man sich auf zwei Dinge gleichzeitig konzentrieren?.
Ist Multitasking manchmal in Ordnung?
Bei diesen Kosten hat meine Antwort zwei Teile. Im Block lautet sie nein. Nichts läuft neben der Aufgabe, nicht einmal Musik.
Zwischen den Blöcken wechselst du die Aufgaben und passt jede an deine Energie an.
Musik fühlt sich an wie eine Hilfe für den Fokus. Aber sie belegt mentale Kapazität, die dir für die Aufgabe fehlt. Mein Rat: Lass sie weg.
Musik hören heißt auch Musik auswählen, abspielen und wechseln. Mich reißt jede Interaktion mit dem Player aus dem Flow. Flow ist der Zustand, in dem du ganz in der Arbeit aufgehst.
Kannst du nicht ohne Musik arbeiten, wähl instrumentale Musik ohne Gesang und ohne Wechsel. Nimm eine einzige Playlist auf Repeat. Mehr dazu findest du im Artikel Deep Work mit Musik.
Zwischen den Blöcken machst du anspruchsvolle Aufgaben, wenn du Energie hast. Leichtere Aufgaben kommen dran, wenn die Energie nachlässt. Energie auf eine leichte Aufgabe zu verschwenden, ist genauso ineffizient, wie eine schwere Aufgabe ohne Energie anzugehen.
Wie ein Deep Work Block dich bei einer Aufgabe hält
Welche Aufgabe du auch an deine Energie anpasst, der Block hält dich bei ihr. Er schließt die anderen Aufgaben vor dem Start und gibt neuen einen Platz zum Warten.
Dein Smartphone ist schon aus, wie in der Praxis-Box beschrieben. Vier weitere Werkzeuge erledigen den Rest:
- Andere Aufgaben schließen: Schließ E-Mail, Slack und Social Media. Schließ alle Programme und Tabs, die du für diese Aufgabe nicht brauchst. Aktiviere „Nicht stören“.
- Ein Block-Ziel aufschreiben: Dein Protokoll-Zettel ist ein leerer Zettel für Ziel und Arbeitsschritte. Schreib das Ergebnis auf, das du willst.
- Neue Aufgaben parken: Notiere sie als Stichwort auf deinem Gedanken-Zettel, einem zweiten Zettel für neue Gedanken. Dann kehr zur Aufgabe zurück.
- Festgefahren? Bleib in der Aufgabe: Schreib den nächsten Mini-Schritt auf den Protokoll-Zettel. Hilft nichts, wechsle zu einem anderen Teil derselben Aufgabe.
Jede offene App und jeder offene Tab ist ein offener Gedanke. Weiter geht es im Artikel Ablenkungen bei Deep Work vermeiden. Den Schutz deiner Blöcke erklärt der Artikel Deep Work und Slack-Benachrichtigungen.
Nach ein paar Blöcken wird eine Aufgabe pro Block zur Routine. Dann bringt dir ein 45-Minuten-Block 45 Minuten an einer Aufgabe, nicht 45 Minuten voller Wechsel. So funktioniert's →
FAQ
Können manche Menschen multitasken, ohne Leistung zu verlieren?
Einige wenige können es, zumindest in einer Situation. Watson und Strayer (2010) testeten 200 Menschen im Fahrsimulator mit einer anspruchsvollen Zweitaufgabe.
Davon zeigten 2,5 % keinen Leistungsabfall. Die große Mehrheit wurde beim Multitasking schlechter.
Schadet Multitasking dem Gehirn?
Eine Hirnstudie belegt das nicht. Bei Loh und Kanai (2014) hatten Menschen, die mehr mit Medien multitaskten, in einer Hirnregion weniger dichte graue Substanz.
Graue Substanz ist eine Art von Hirngewebe. Die Autoren sagen, dass ihre Studie nicht zeigen kann, was Ursache und was Folge ist.
Ist Multitasking mit ADHS schwerer?
Eine Studie sagt nein. Gawrilow und Kollegen (2011) verglichen 45 Männer mit ADHS und 42 Männer ohne. ADHS ist eine Störung von Aufmerksamkeit und Aktivität.
Die Männer mit ADHS multitaskten nicht schlechter. Sie fühlten sich besser und motivierter, wenn die Aufgaben nicht gemischt waren.
