Tienes el correo electrónico abierto, el chat no para de sonar y hay un documento a medias. Saltas entre todo ello el día entero y acabas ocupado, pero con poco que mostrar. ¿El problema es cambiar de tarea?
Aquí verás las dos formas de trabajar lado a lado. Verás por qué la última tarea se queda en tu cabeza, qué midió la investigación y qué muestra un estudio. Después sabrás si el multitasking está bien alguna vez, y tendrás cuatro formas de seguir en una sola tarea.
¿Cuál es la diferencia entre Deep Work y multitasking?
Deep Work significa una sola tarea exigente con toda tu atención. Multitasking en el trabajo significa varias tareas en marcha a la vez y saltar entre ellas.
Cal Newport es el autor de Deep Work (2016). Describe el Deep Work como actividades profesionales hechas “en un estado de concentración sin distracciones” (traducido). Estas actividades llevan tus capacidades mentales al límite.
En el trabajo, el multitasking suele verse así. Tienes varias tareas abiertas y saltas entre ellas: el correo electrónico, el chat, de vuelta al documento.
Abajo lo comparo con un bloque de Deep Work. Un bloque es un tramo fijo de tiempo para una sola tarea.
| Un bloque de Deep Work | Multitasking | |
|---|---|---|
| Tareas | Una, con su objetivo anotado | Varias abiertas a la vez |
| Atención | Se queda en esa única tarea | Salta de tarea en tarea |
| Ideas y pendientes nuevos | Anotados en una hoja aparte para después | Seguidos en cuanto aparecen |
| Móvil, correo electrónico, chat | Apagados o cerrados antes de empezar | Abiertos, respondes cuando llegan mensajes |
| Fin del día | Una lista de objetivos alcanzados | Ocupado todo el día, poco que mostrar |
La columna izquierda es cómo funciona un bloque en mi libro. Un objetivo en papel, y todo lo demás espera. Para ver el cuadro completo, lee qué es el Deep Work.
¿Qué es el residuo atencional?
Cada salto de la columna derecha deja algo atrás. Cuando dejas una tarea sin terminar, parte de tu atención se queda con ella. Y la siguiente tarea sale peor.
La investigadora Sophie Leroy lo llama residuo atencional (2009). Es la atención que se queda en la tarea anterior.
Leroy lo probó en dos experimentos, publicados en Organizational Behavior and Human Decision Processes. Las personas tenían que dejar de pensar en una tarea para pasar toda su atención a la siguiente. Dejar una tarea sin terminar les resultaba difícil, y el trabajo en la siguiente tarea salía peor.
Solo terminar la primera tarea no liberaba la atención. Terminarla bajo presión de tiempo sí ayudaba. Entonces las personas podían dejar de pensar en ella.
¿Con qué frecuencia pasa esto en un día de trabajo normal? ¿Y cuánto cuesta cada cambio? Los investigadores han medido las dos cosas.
¿Qué dice la investigación sobre cambiar de tarea y la productividad?
La investigación sobre cambiar de tarea y la productividad muestra tres cosas. En el trabajo, las personas cambian de tarea cada pocos minutos, y cada cambio cuesta tiempo. Además, el trabajo interrumpido puede esperar mucho antes de que vuelvas a él.
Detrás de cada hallazgo hay nombres y años:
- Cada cuánto se cambia: González y Mark (2004) observaron a analistas, desarrolladores y gerentes. Pasaban unos tres minutos en una tarea antes de cambiar.
- Lo que cuesta un cambio: Rubinstein, Meyer y Evans (2001) midieron un coste de tiempo al cambiar de tarea. Crecía con reglas más complejas.
- Cuánto espera el trabajo interrumpido: Gloria Mark dio una cifra a Gallup en 2006. De media, se retomaba tras 23 minutos y 15 segundos.
Lee esos 23 minutos con cuidado. Miden el tiempo hasta que las personas volvieron al trabajo interrumpido. No miden cuánto tardaron en estar del todo concentradas otra vez.
En cualquier caso, en un bloque de 45 minutos no me puedo permitir una pausa así. Si otras personas rompen tu concentración una y otra vez, lee sobre el Deep Work cuando te interrumpen sin parar.
¿Qué muestra el estudio de Stanford sobre el multitasking?
La investigación de arriba midió cambios sueltos. El estudio de Stanford, en cambio, se fijó en las personas.
Comparó a quienes hacen mucho y poco multitasking con medios. Es decir, personas que usan muchos o pocos medios a la vez.
Los que hacían mucho multitasking se distraían con más facilidad. El estudio no probó el Deep Work.
Eyal Ophir, Clifford Nass y Anthony Wagner hicieron el estudio. Publicaron “Cognitive control in media multitaskers” en PNAS (2009). Encontraron tres cosas:
- Quienes hacían mucho multitasking con medios se distraían más con cosas de su entorno que no importaban.
- También se distraían más con cosas de su memoria que no importaban.
- Les fue peor en una prueba de cambio entre tareas.
Mi lectura: quienes más multitasking hacían con medios no eran los mejores al cambiar de tarea.
Tal como lo leo, el estudio compara grupos de personas que hacen más o menos multitasking con medios. No compara un día de Deep Work con un día de multitasking.
¿Puede alguien hacer de verdad dos cosas a la vez? Lee si puedes concentrarte en dos cosas a la vez.
¿Está bien el multitasking alguna vez?
Visto lo que cuesta cambiar de tarea, mi respuesta tiene dos partes. Dentro de un bloque, no. Nada corre en paralelo a la tarea, ni siquiera la música.
Entre bloques, cambias de tarea y ajustas cada una a tu nivel de energía.
La música se siente como una ayuda para el enfoque. Pero ocupa capacidad mental que te falta para la tarea. Mi consejo: renuncia a ella.
Escuchar música también significa elegirla, darle play y cambiar de pista. Para mí, cada interacción con el reproductor me saca del Flow. El Flow es el estado de estar del todo absorto en el trabajo.
Si no puedes trabajar sin música, elige música instrumental sin voces y sin cambios. Usa una sola playlist en repetición. Encontrarás más sobre Deep Work con música.
Entre bloques, haz las tareas exigentes cuando tienes energía y las más fáciles cuando la energía baja. Desperdiciar energía en una tarea fácil es igual de ineficiente que enfrentar una tarea difícil sin energía.
Cómo un Deep Work Block te mantiene en una sola tarea
Sea cual sea la tarea que ajustes a tu energía, el bloque te mantiene en ella. Cierra las otras tareas antes de empezar. Y da a las tareas nuevas un sitio donde esperar.
Tu móvil ya está apagado, como describí arriba. Cuatro herramientas más hacen el resto:
- Cierra las otras tareas: Cierra correo electrónico, Slack, redes sociales y cada aplicación o pestaña que no necesites. Activa el modo No Molestar.
- Anota un objetivo del bloque: Tu hoja de protocolo es una hoja en blanco para objetivo y pasos. Anota el resultado que quieres alcanzar.
- Aparca las tareas nuevas: Anota una palabra clave en tu hoja de pensamientos, una segunda hoja para ideas nuevas. Luego vuelve a la tarea.
- ¿Atascado? Quédate en la tarea: Anota el siguiente mini paso en la hoja de protocolo. ¿Nada funciona? Cambia a otro aspecto de la misma tarea.
Cada aplicación abierta y cada pestaña abierta es un pensamiento abierto. Para ir más allá, aprende a evitar distracciones durante el Deep Work. Y aprende a proteger tus bloques de las notificaciones de Slack.
Tras unos cuantos bloques, una tarea por bloque se vuelve rutina. Entonces un bloque de 45 minutos te da 45 minutos en una tarea, no 45 minutos de cambios. Ver cómo funciona →
FAQ
¿Pueden algunas personas hacer multitasking sin rendir menos?
Unas pocas sí, al menos en una situación. Watson y Strayer (2010) probaron a 200 personas en un simulador de conducción con una segunda tarea exigente.
De ellas, el 2,5 % no rindió menos. La gran mayoría empeoró al hacer multitasking.
¿El multitasking daña el cerebro?
Un estudio cerebral no lo demuestra. Lo estudiaron Loh y Kanai (2014). Quienes hacían más multitasking con medios tenían menos densidad de materia gris en una región cerebral.
La materia gris es un tipo de tejido cerebral. Los autores dicen que su estudio no puede mostrar qué causa qué.
¿Es más difícil el multitasking con TDAH?
Un estudio dice que no. Gawrilow y colegas (2011) compararon a 45 hombres con TDAH y 42 sin él. El TDAH es un trastorno de la atención y la actividad.
Los hombres con TDAH no hacían peor el multitasking. Se sentían mejor y más motivados sin tareas mezcladas.
