Je e-mail staat open, de chat blijft piepen en een document is nog niet af. Je springt de hele dag tussen alles heen en weer en eindigt de dag druk, met weinig resultaat. Is het wisselen het probleem?
Hier zie je de twee naast elkaar en waarom de vorige taak in je hoofd blijft. Je leert wat onderzoek mat en wat één studie laat zien. Daarna lees je of multitasking ooit oké is, en krijg je vier manieren om bij één taak te blijven.
Wat is het verschil tussen deep work en multitasking?
Deep work betekent één veeleisende taak met je volle aandacht. Multitasking op het werk betekent dat je meerdere taken tegelijk hebt lopen en ertussen heen en weer springt.
Cal Newport is de auteur van Deep Work (2016). Hij beschrijft deep work als beroepsmatige activiteiten in „een staat van concentratie zonder afleiding” (vertaald). Die activiteiten brengen je mentale vermogens tot hun grens.
Op het werk ziet multitasking er meestal zo uit. Meerdere taken staan open, en je springt ertussen heen en weer: de e-mail, de chat, terug naar het document. Hieronder zet ik het naast één deep-workblok, een vaste tijdspanne voor één taak.
| Eén deep-workblok | Multitasking | |
|---|---|---|
| Taken | Eén, met het doel opgeschreven | Meerdere tegelijk open |
| Aandacht | Blijft bij die ene taak | Springt van taak naar taak |
| Nieuwe ideeën en taken | Voor later genoteerd op een apart vel | Gevolgd zodra ze opkomen |
| Telefoon, e-mail, chat | Uit of gesloten voordat je begint | Open, beantwoord zodra berichten binnenkomen |
| Einde van de dag | Een lijst met bereikte doelen | De hele dag druk, weinig resultaat |
De linkerkolom laat zien hoe één blok in mijn boek werkt. Er staat één doel op papier, en al het andere wacht. Het volledige beeld lees je in het artikel over de betekenis van deep work.
Wat is aandachtsresidu?
Elke sprong in de rechterkolom laat iets achter. Als je overstapt van een onafgemaakte taak, blijft een deel van je aandacht erbij, en de volgende taak lijdt daaronder. Onderzoeker Sophie Leroy noemt dit aandachtsresidu (attention residue): aandacht die bij de oude taak achterblijft (2009).
Leroy testte dit in twee experimenten, gepubliceerd in Organizational Behavior and Human Decision Processes. Mensen moesten ophouden met denken aan de ene taak om hun volle aandacht naar de volgende te verplaatsen. Een onafgemaakte taak loslaten was moeilijk, en het werk aan de volgende taak leed eronder.
Gewoon de eerste taak afmaken maakte hun aandacht nog niet vrij. De taak afmaken onder tijdsdruk hielp wel. Dan konden ze er niet meer aan denken.
Hoe vaak gebeurt dit dan op een normale werkdag? En wat kost elke wissel? Onderzoekers hebben allebei gemeten.
Wat zegt onderzoek over taakwisselingen en productiviteit?
Onderzoek naar taakwisselingen en productiviteit laat drie dingen zien. Mensen op het werk wisselen om de paar minuten, en elke wissel kost tijd. Onderbroken werk kan ook lang blijven liggen voordat je ernaar terugkeert.
Achter elke bevinding staan namen en jaartallen:
- Hoe vaak mensen wisselen: Gonzalez en Mark (2004) observeerden analisten, ontwikkelaars en managers. Mensen besteedden ongeveer drie minuten aan een taak voordat ze wisselden.
- Wat een wissel kost: Rubinstein, Meyer en Evans (2001) maten een tijdsverlies bij het wisselen tussen taken. Dat verlies werd groter bij complexere regels.
- Hoe lang onderbroken werk wacht: Gloria Mark gaf Gallup in 2006 een getal. Onderbroken werk werd gemiddeld na 23 minuten en 15 seconden hervat.
Lees die 23 minuten zorgvuldig. Ze meten de tijd tot mensen teruggingen naar het onderbroken werk. Ze meten niet hoe lang het duurde voordat ze weer volledig geconcentreerd waren.
Hoe dan ook: in een blok van 45 minuten kan ik me zo’n onderbreking niet veroorloven. Onderbreken andere mensen steeds je focus? Lees dan het artikel over deep work bij voortdurende onderbrekingen.
Wat laat de Stanford-studie over multitasking zien?
Het onderzoek hierboven mat afzonderlijke wissels. De Stanford-studie keek in plaats daarvan naar mensen. Ze vergeleek zware en lichte mediamultitaskers, dus mensen die veel of weinig media tegelijk gebruiken.
De zware multitaskers waren sneller afgeleid. De studie testte geen deep work.
Eyal Ophir, Clifford Nass en Anthony Wagner voerden de studie uit. Ze publiceerden Cognitive control in media multitaskers in PNAS (2009). Ze vonden drie dingen:
- Zware mediamultitaskers werden sneller afgeleid door dingen om hen heen die er niet toe deden.
- Ze werden ook sneller afgeleid door dingen in hun geheugen die er niet toe deden.
- Ze deden het slechter op een test van wisselen tussen taken.
Mijn interpretatie: de mensen die het meest met media multitasken, waren niet het best in wisselen.
Zoals ik het lees, vergelijkt de studie groepen mensen die meer of minder met media multitasken. Ze vergelijkt geen dag deep work met een dag multitasking.
Kan iemand echt twee dingen tegelijk doen? Dat lees je in het artikel over focus op twee dingen tegelijk.
Is multitasking ooit oké?
Gezien wat wisselen kost, heeft mijn antwoord twee delen. Binnen een blok: nee. Niets loopt naast de taak mee, zelfs geen muziek.
Tussen blokken wissel je wel van taak en stem je elke taak af op je energie.
Muziek voelt als focushulp. Maar muziek bezet mentale capaciteit die je voor de taak nodig hebt. Mijn advies: laat het weg.
Muziek betekent ook muziek kiezen, afspelen en van nummer wisselen. Bij mij trekt elke interactie met de speler me uit mijn flow. Flow is de toestand waarin je volledig in het werk opgaat.
Als je niet zonder muziek kunt werken, kies dan instrumentale muziek zonder zang die van begin tot eind hetzelfde blijft. Gebruik één playlist op repeat. Meer lees je in het artikel over deep work met muziek.
Doe tussen blokken veeleisende taken als je energie hebt, en lichtere taken als de energie afneemt. Energie verspillen aan een makkelijke taak is net zo inefficiënt als een zware taak zonder energie aanpakken.
Hoe een Deep Work Block je bij één taak houdt
Welke taak je ook op je energie afstemt, het blok houdt je erbij. Het sluit de andere taken af voordat je begint en geeft nieuwe taken een plek om te wachten.
Je telefoon staat al uit, zoals ik hierboven beschreef. Nog vier hulpmiddelen doen de rest:
- Sluit de andere taken: Sluit e-mail, Slack en social media. Sluit alle apps en tabbladen die deze taak niet nodig heeft. Zet Niet storen aan.
- Schrijf één blokdoel op: Je protocolvel is een leeg vel voor je doel en je werkstappen. Schrijf het resultaat op dat je wilt bereiken.
- Parkeer nieuwe taken: Noteer ze als steekwoord op je gedachtevel, een tweede vel voor nieuwe gedachten. Keer dan terug naar je taak.
- Vastgelopen? Blijf in de taak: Schrijf de volgende ministap op het protocolvel. Als niets lukt, schakel dan over naar een ander aspect van dezelfde taak.
Elke geopende app en elk geopend tabblad is een open gedachte. Meer hierover lees je in de artikelen over afleiding vermijden tijdens deep work en je blokken beschermen tegen Slack-meldingen.
Na een paar blokken wordt één taak per blok een routine. Dan geeft een blok van 45 minuten je 45 minuten aan één taak, niet 45 minuten wisselen. Zo werkt het →
FAQ
Kunnen sommige mensen multitasken zonder dat hun prestatie daalt?
Een paar mensen kunnen het, in elk geval in één situatie. Watson en Strayer (2010) testten 200 mensen in een rijsimulator met een veeleisende tweede taak.
Van hen liet 2,5% geen prestatiedaling zien. De overgrote meerderheid presteerde slechter tijdens het multitasken.
Beschadigt multitasking je hersenen?
Eén hersenstudie laat dat niet zien. Bij Loh en Kanai (2014) hadden mensen die meer met media multitaskten, minder dichte grijze stof in één hersengebied.
Grijze stof is een soort hersenweefsel. De auteurs zeggen dat hun studie niet kan laten zien wat oorzaak en wat gevolg is.
Is multitasken moeilijker met ADHD?
Eén studie zegt van niet. Gawrilow en collega’s (2011) vergeleken 45 mannen met ADHD, een stoornis van aandacht en activiteit, en 42 mannen zonder ADHD.
De mannen met ADHD multitaskten niet slechter. Ze voelden zich beter en waren gemotiveerder als taken niet door elkaar liepen.
