Você passa oito horas na sua mesa, e o e-mail e o chat não param de apitar. Um colega aparece com uma pergunta rápida.
No fim do dia, você esteve ocupado, mas não realizou muita coisa. Então você se pergunta: como me concentrar melhor no trabalho?
Este artigo acompanha o seu dia de trabalho. Você vai ver quanto foco ele realmente comporta e onde colocá-lo. Também vai ver como manter pessoas e mensagens longe e como encerrar o dia.
Oito horas focadas não são o objetivo
Ficar focado um dia de trabalho inteiro não é realista, então não faça disso o seu objetivo. Busque alguns bons blocos. Um bloco é um período delimitado de trabalho concentrado com um objetivo, normalmente de 45 minutos.
Você fica oito horas no trabalho e espera de si mesmo foco o tempo todo. Se tentar, você se esgota e no dia seguinte está exausto. Se você quer ter mais foco no trabalho, busque menos horas de foco total.
O limite realista máximo para trabalho altamente concentrado é de quatro a seis horas por dia. Alguns conseguem menos, outros mais.
O que conta como trabalho focado e o que é suficiente? Isso está no artigo sobre quantas horas de deep work por dia. E se você quer distribuir seus blocos pelo dia todo, leia sobre manter o foco o dia todo.
O resto do dia ainda tem espaço para e-mails, reuniões e trabalho de rotina.
Ajuste tarefas e blocos à sua energia
Se só algumas horas do seu dia de trabalho podem ser totalmente focadas, a pergunta é: quais? Nem toda hora é igual, então ajuste o trabalho à sua energia. Desperdiçar energia em uma tarefa fácil é tão ineficiente quanto enfrentar uma tarefa difícil sem energia.
- Tarefas conforme a sua energia: tarefas exigentes quando você tem energia, mais fáceis quando ela diminui. Isso pode ser em qualquer hora do dia.
- Duração do bloco conforme o seu estado: defina cada bloco pelo que você sente agora. Talvez sejam 45 ou 90 minutos, talvez só 25.
- E-mail e chat em blocos próprios: não como pano de fundo o dia todo, e não nas suas pausas.
Se reuniões ocupam boa parte da sua agenda, comece pelo artigo sobre deep work com um emprego de tempo integral. Fora isso, sua energia segue o seu próprio ritmo. Descobrir esse ritmo é um assunto grande por si só, tratado no artigo sobre o melhor horário para deep work.
Como ter foco quando colegas e mensagens interrompem você?
Quando seus blocos têm um lugar no dia, proteja-os. Para manter o foco no trabalho, feche os canais pelos quais as pessoas chegam até você. No trabalho, isso inclui os seus colegas.
A Insightful é uma empresa de análise de dados do trabalho. Para um relatório de 2024, ela entrevistou 1.200 funcionários e líderes nos EUA. Cerca de 71% dos entrevistados disseram que os colegas são o principal motivo para não conseguirem se concentrar.
Antes de cada bloco:
- Desligue o celular e guarde-o fora da sua vista.
- Avise as pessoas que entram em contato com você com frequência quando você não estará disponível.
- Feche a porta do seu espaço de trabalho, se você tiver uma.
- Feche o e-mail, o Slack e qualquer outro aplicativo de que a tarefa não precisa.
- Ative o modo Não Perturbe, para que nenhuma notificação apareça.
Avisar as pessoas antes elimina a expectativa latente de que alguém possa estar te escrevendo. Alguns colegas vão até a sua mesa mesmo assim. Para eles, leia o artigo sobre deep work quando todos interrompem você.
A pesquisadora Gloria Mark deu uma entrevista ao Gallup em 2006. Ela contou que a equipe dela acompanhou 36 pessoas no trabalho, de gerentes a desenvolvedores de software.
Cerca de 44% das interrupções partiram das próprias pessoas: elas mesmas as iniciaram. Fechar os canais cobre as outras pessoas, mas boa parte da atração vem de você.
Quando vier a vontade de checar, anote
Boa parte da atração no trabalho vem dos seus próprios pensamentos sobre outros trabalhos. Há a vontade de ver se alguém escreveu, ou uma resposta que você ainda precisa dar. Há uma tarefa para depois ou uma ideia para outro projeto.
Seu cérebro repete esses pensamentos porque tem medo de esquecê-los, e ele empurra você a agir. Se você se pergunta como se concentrar no trabalho, tire esses pensamentos da cabeça.
Nos meus próprios blocos, geralmente são outras tarefas que me vêm à mente. Assim que o pensamento está no papel, meu cérebro se acalma, e eu consigo voltar à tarefa.
Escreva o pensamento em poucas palavras-chave na sua folha de pensamentos, uma segunda folha só para pensamentos soltos. Ela fica ao lado da sua folha de protocolo, a folha com o seu objetivo e os seus passos. Depois volte à tarefa.
Não desenvolva o pensamento. Uma palavra-chave basta para encontrá-lo depois.
Às vezes você perde o fio da própria tarefa dentro de um bloco. Então os passos do artigo sobre como manter o foco trazem você de volta.
No fim do dia de trabalho, sua folha de pensamentos tem uma lista de tarefas.
Encerre o dia de trabalho de forma limpa
Seu último bloco acabou, e sua folha de pensamentos está cheia. O fim do dia de trabalho significa o fim do dia de trabalho.
A recuperação à noite é uma parte tão importante da sua produtividade quanto o trabalho em si. Trabalhar à noite cobra o seu preço na manhã seguinte. Antes de parar, encerre o dia com cinco passos:
- Revise sua folha de protocolo: o que você realizou hoje?
- Limpe a mesa e depois processe a folha de pensamentos. Transfira cada item para o seu sistema de tarefas, resolva-o imediatamente ou risque-o.
- Anote em uma frase com o que você vai começar amanhã.
- Pare: nada de checar e-mails “rapidinho”, nada de mais uma pequena pendência.
- Reconheça o que você realizou, sejam três blocos ou seis.
No fim do meu dia de trabalho, termino a tarefa e olho para o que realizei. Depois arrumo minha mesa e faço uma caminhada ao ar livre para desligar.
Quando você chegar amanhã a um espaço de trabalho limpo, a barreira para o primeiro bloco é bem menor. Com o tempo, a revisão mostra o que você consegue realizar de forma realista em um dia. Inclua esses cinco passos na sua própria rotina de fim do dia.
Amanhã, seu primeiro bloco começa com essa frase e uma mesa arrumada. Três blocos focados de 45 minutos valem mais que oito horas de trabalho com metade da concentração. Veja como funciona →
FAQ
Como ter foco no trabalho depois do almoço?
Para ter foco no trabalho depois do almoço, coma uma porção pequena a média. Coma o suficiente para não sentir fome, nada mais. Uma refeição completa entre blocos mata o próximo bloco.
Se depois disso você ainda não estiver totalmente disposto, escolha um bloco mais curto.
Como ter foco no trabalho em uma tarefa de que você não gosta?
Para ter foco no trabalho em uma tarefa de que você não gosta, configure um timer para o bloco. Ele diz ao seu cérebro que o trabalho tem um fim, e isso facilita começar. Na dúvida, comece mais curto; você sempre pode passar do timer.
Fones de ouvido ajudam a ter foco no trabalho?
Para ter foco no trabalho, use fones de ouvido como escudo contra o barulho, não como entretenimento: sem música. A música ocupa energia mental de que você precisa para a tarefa. Protetores auriculares são uma alternativa barata, e para a proteção máxima você pode combinar os dois.
