Je zit acht uur aan je bureau, terwijl e-mail en chat steeds piepen. Een collega komt langs met een snelle vraag.
Aan het einde van de dag was je bezig, maar heb je niet veel gedaan. Dus vraag je je af: hoe kan ik me beter concentreren op mijn werk?
Dit artikel volgt je werkdag. Je ziet hoeveel focus die echt bevat en waar je die inzet. Je ziet ook hoe je mensen en berichten buiten houdt en hoe je de dag afsluit.
Acht geconcentreerde uren zijn niet het doel
Een hele werkdag geconcentreerd blijven is niet realistisch, dus maak het niet je doel. Mik op een paar goede blokken. Een blok is één afgebakende periode van geconcentreerd werk met één doel, meestal 45 minuten.
Je bent acht uur op je werk, en je verwacht van jezelf dat je de hele tijd geconcentreerd bent. Probeer je dat, dan put je jezelf uit en ben je de volgende dag uitgeput. Wil je je beter concentreren op je werk, mik dan op minder uren met volle focus.
De realistische bovengrens voor hooggeconcentreerd werk is vier tot zes uur per dag. Sommigen doen minder, anderen meer.
Wat telt als geconcentreerd werk, en wat is genoeg? Dat lees je in het artikel over hoeveel uur deep work per dag. Wil je je blokken over de hele dag verdelen, lees dan het artikel over een hele dag focus houden.
De rest van de dag heeft nog ruimte voor e-mail, vergaderingen en routinewerk.
Stem je taken en blokken af op je energie
Als maar een paar uur van je werkdag volledig geconcentreerd kunnen zijn, is de vraag: welke uren? Niet elk uur is gelijk, dus stem het werk af op je energie. Energie verspillen aan een makkelijke taak is net zo inefficiënt als een zware taak zonder energie aanpakken.
- Taken naar je energie: veeleisende taken als je energie hebt, lichtere als die afneemt. Dat kan elk moment van je dag zijn.
- Bloklengte naar je toestand: kies de duur van elk blok naar hoe je je nu voelt. Misschien 45 of 90 minuten, misschien maar 25.
- E-mail en chat in eigen blokken: niet de hele dag op de achtergrond, en niet in je pauzes.
Vullen vergaderingen een groot deel van je agenda, begin dan met het artikel over deep work naast een fulltimebaan. Verder volgt je energie je eigen ritme, en dat ritme vinden is een groot onderwerp op zich. Meer daarover lees je in het artikel over het beste moment voor deep work.
Hoe blijf je geconcentreerd als collega’s en berichten je storen?
Hebben je blokken eenmaal een plek in de dag, bescherm ze dan. Wil je je focus op het werk houden, sluit dan de kanalen waarlangs mensen je bereiken. Op je werk horen daar ook je collega’s bij.
Het bedrijf Insightful analyseert werkplekgegevens. Voor een rapport uit 2024 ondervroeg het 1.200 Amerikaanse werknemers en leidinggevenden. Ongeveer 71% van de ondervraagden noemde collega’s als belangrijkste reden waarom ze zich niet kunnen concentreren.
Vóór elk blok:
- Zet je telefoon uit en leg hem uit het zicht.
- Zeg tegen de mensen die je regelmatig contacteren wanneer je niet bereikbaar bent.
- Sluit de deur van je werkruimte, als je er een hebt.
- Sluit e-mail, Slack en elke andere app die de taak niet nodig heeft.
- Zet de modus Niet storen aan, zodat er geen meldingen verschijnen.
Als je het mensen vooraf zegt, valt de steeds aanwezige verwachting weg dat iemand je een bericht kan sturen. Voor collega’s die toch naar je bureau komen, lees je het artikel over deep work als iedereen je stoort.
De onderzoeker Gloria Mark gaf in 2006 een interview aan Gallup. Ze vertelde dat haar team 36 mensen op hun werk had gevolgd, van managers tot softwareontwikkelaars.
Ongeveer 44% van hun onderbrekingen was zelf gestart: de mensen begonnen er zelf mee. Kanalen sluiten houdt dus andere mensen buiten, maar veel van de aantrekkingskracht komt van jezelf.
Komt de drang om te checken, schrijf hem dan op
Veel van wat je op je werk wegtrekt, komt van je eigen gedachten over ander werk. Er is de drang om te kijken of iemand heeft geschreven, of een antwoord dat je nog schuldig bent. Er is een taak voor later of een idee voor een ander project.
Je brein herhaalt deze gedachten, omdat het bang is ze te vergeten, en het zet je aan tot handelen. Vraag je je af hoe je je op je werk blijft concentreren, haal ze dan uit je hoofd.
In mijn eigen blokken schieten me meestal andere taken te binnen. Zodra de gedachte op papier staat, komt mijn brein tot rust en kan ik terug naar de taak.
Schrijf hem in een paar steekwoorden op je gedachtevel, een tweede vel alleen voor losse gedachten. Het ligt naast je protocolvel, het vel met je doel en je stappen. Ga dan terug naar de taak.
Denk de gedachte niet uit: een steekwoord is genoeg om hem later terug te vinden. Soms raak je in een blok de draad van de taak zelf kwijt. Dan brengen de stappen uit het artikel over focus houden je terug.
Aan het einde van de werkdag staat op je gedachtevel een lijst met taken.
Sluit de werkdag netjes af
Je laatste blok is voorbij, en je gedachtevel is vol. Het einde van de werkdag is het einde van de werkdag.
Herstel in de avond hoort net zo goed bij je productiviteit als het werk zelf. Wie ‘s avonds doorwerkt, betaalt er de volgende ochtend voor. Sluit de dag af met vijf stappen voordat je stopt:
- Bekijk je protocolvel: wat heb je vandaag bereikt?
- Ruim je bureau op en werk dan het gedachtevel af. Voer elk punt over naar je takensysteem, doe het meteen of schrap het.
- Noteer in één zin waarmee je morgen begint.
- Stop: niet nog even snel e-mails checken, niet nog een klusje ertussendoor.
- Erken wat je hebt gedaan, of het nu drie blokken waren of zes.
Aan het einde van mijn werkdag maak ik de taak af en kijk ik terug op wat ik heb gedaan. Dan ruim ik mijn bureau op en maak ik buiten een wandeling om uit te schakelen.
Als je morgen aan een opgeruimde werkplek komt, is de drempel voor het eerste blok aanzienlijk lager. Na verloop van tijd laat de terugblik zien wat je op een dag realistisch kunt doen. Bouw deze vijf stappen in je eigen routine aan het einde van de dag.
Morgen begint je eerste blok met die ene zin en een opgeruimd bureau. Drie geconcentreerde blokken van 45 minuten zijn meer waard dan acht uur halfgeconcentreerd werken. Zo werkt het →
FAQ
Hoe blijf je na de lunch geconcentreerd op je werk?
Houd de lunch klein tot middelgroot om daarna geconcentreerd te werken: genoeg tegen de honger, niet meer. Een volle maaltijd tussen blokken doodt het volgende blok. Ben je daarna nog niet helemaal fit, kies dan een korter blok.
Hoe blijf je op je werk geconcentreerd bij een taak die je niet leuk vindt?
Bij een taak die je niet leuk vindt, zet je een timer voor het blok. Die zegt tegen je brein dat het werk een einde heeft, en dat maakt beginnen makkelijker. Bij twijfel start je liever korter: je kunt altijd doorwerken na de timer.
Helpt een koptelefoon om je op je werk te concentreren?
Om je op je werk te concentreren, gebruik je een koptelefoon als schild tegen lawaai, niet als vermaak: geen muziek. Muziek bezet mentale capaciteit die je voor de taak nodig hebt. Oordoppen zijn een goedkoop alternatief, en voor maximale bescherming kun je beide combineren.
