De taak is groot, de deadline is dichtbij en je gedachten jagen. Je zegt tegen jezelf dat je rustig moet worden, maar je focus glijdt steeds weg van de taak.
Zo blijf je rustig en geconcentreerd bij een taak. Zet hem in één blok geconcentreerd werk met een duidelijk kader. Je krijgt vier stappen langs dat blok en drie dingen om te checken vóór je volgende blok.
Zet de taak in één blok met een duidelijk kader
Zeg niet tegen jezelf dat je rustig moet worden, maar zet de taak in één Deep Work Block. Dat is een getimede periode van geconcentreerd werk aan één taak, meestal 45 minuten.
Drie dingen maken een taak zwaar. Een te groot doel betekent overbelasting, en door overbelasting blokkeer je. Aan een taak zonder einde in zicht begin je moeilijker, vooral als hij onaangenaam is.
En je brein laat gedachten niet los als het bang is ze te vergeten. Het blok heeft voor elk van deze drie een gereedschap: een blokdoel, een timer en een gedachtevel.
De vier stappen hieronder volgen één blok van vóór de start tot het einde en blijven bij de taak zelf. Misschien vraag je je af of focus in het algemeen stress kan verminderen. Daarop geeft het artikel over stress verminderen met focus een eigen antwoord.
Stap 1: Leg afleidingen weg en adem dan een minuut
Het kader begint vóór het werk. Zet je telefoon uit, leg hem uit het zicht en sluit apps die je niet nodig hebt. Je merkt hoe stil het in je hoofd wordt.
Sluit dan je ogen en gebruik Box Breathing, de 4x4-methode. Adem in en tel tot 4, houd vast tot 4, adem uit tot 4 en houd vast tot 4. Ga zo een tot twee minuten door, of 10 ademcycli.
Perciavalle en collega’s (Neurological Sciences, 2017) onderzochten 38 jongvolwassenen. Eén groep deed 10 wekelijkse sessies diep ademhalen, van elk 90 minuten. Hun stress, stemming, hartslag en cortisol, een stresshormoon, verbeterden.
Dat is veel meer dan een minuut, en de studie laat niet zien wat één minuut doet. Waar ademen buiten je werk een plek heeft, lees je in het artikel over mindfulness voor focus.
Stap 2: Maak de taak klein en geef hem een einde
Met een helder hoofd zet je een timer. Hij vertelt je brein dat het werk niet eeuwig duurt, want het heeft een einde en is zo voorbij.
Dat maakt beginnen makkelijker, vooral bij onaangename taken. Twijfel je over de duur, start dan liever korter, want na de timer kun je altijd doorwerken.
Maak de taak daarna klein. Je protocolvel is een leeg vel voor je doel en je stappen. Schrijf daarop één blokdoel: het resultaat dat je in de komende 45 minuten wilt bereiken, niet het hele project.
- Is klaar, niet doen: schrijf het op als bereikte toestand, zoals „Eerste opzet van de structuur is gemaakt”.
- Ambitieus maar haalbaar: te groot betekent overbelasting, te klein betekent geen drive.
- Eén volgende stap: is de start niet duidelijk, schrijf er dan de kleinste stap bij die je nu kunt doen.
Een bereikte toestand geeft je brein een helder beeld van het resultaat. Ligt er een stapel taken voor je? Lees dan eerst over prioriteiten stellen bij deep work, zodat de juiste taak dit blok krijgt.
Stap 3: Als je gedachten jagen, schrijf ze op
De timer loopt en het doel staat op papier, maar er komen toch gedachten. Schrijf elke gedachte op en ga terug naar de taak.
Andere taken, invallen en boodschappen schieten door je hoofd, en dat is normaal. Ze gaan op een gedachtevel, een tweede leeg vel naast je protocolvel.
- Betrap jezelf: merk op dat je een gedachte volgt die niets met de taak te maken heeft.
- Schrijf op: noteer de gedachte in een paar steekwoorden op het gedachtevel.
- Keer terug: kijk op je protocolvel en ga door.
Zodra de gedachte op papier staat, weet je brein dat hij niet verloren gaat, en het wordt rustig. Denk de gedachte niet af, want een steekwoord is genoeg.
Het vraagt wat oefening om deze gedachten te betrappen als ze opduiken. Maar het effect is elke keer hetzelfde, en mijn hoofd wordt rustig.
Soms kun je je niet concentreren, of je raakt de draad kwijt en weet niet hoe verder. Schrijf dan de volgende ministap op je protocolvel en voer hem uit. Meer gereedschap voor het midden van een blok vind je in het artikel over focus houden.
Stap 4: Sluit het blok af zonder jezelf te beoordelen
Vroeg of laat gaat de timer af. Ben je in flow en ga je helemaal op in het werk, werk dan door. Zo niet, stop dan nu en voeg geen extra minuten toe.
Noteer de volgende stap in één zin op je protocolvel, zodat je na de pauze meteen verder kunt. Vergelijk dan het resultaat met je blokdoel: gehaald, gedeeltelijk gehaald of helemaal niet.
Beoordeel dus niet, stel alleen vast. Na verloop van tijd traint het vergelijken met je blokdoel je inschatting van wat realistisch is in één blok. Dan past je volgende doel beter.
Bekijk aan het eind van de dag je protocolvel. De lijst met stappen die je zelf hebt geschreven geeft voldoening. Over het juiste moment om te stoppen lees je meer in het artikel over een deep-work-sessie beëindigen.
Check je toestand vóór je volgende blok
Het blok is voorbij, en nu komt de pauze. Check vóór het volgende blok je huidige toestand, zodat dat blok past bij hoe je nu bent.
Als je moe bent, kun je je niet concentreren. Drie toestanden zijn het checken waard, en elke toestand heeft een duidelijk antwoord.
- Moe: vraag jezelf eerlijk of je wakker bent. Een beetje moe betekent een korter blok. Heel moe betekent een powernap of een later blok.
- Te veel koffie: cafeïne geeft energie en drive. Maar energie zonder richting is onrust. Test één blok met koffie en één zonder.
- Gehaast: bij tijdsdruk is het verleidelijk om de pauze over te slaan. Doe het niet, want zonder pauzes daalt de kwaliteit van de volgende blokken.
Vermoeidheid krijgt een eigen antwoord in het artikel over concentreren als je moe bent. Wil je stoppen met koffie, kijk dan naar focussen zonder cafeïne. En de lengte van je pauzes hangt af van de lengte van je blok.
Doe het volgende blok dan op dezelfde manier: ademen, timer zetten, doel opschrijven. Na een paar rondes kost dat maar een paar minuten, en elk blok begint met een helder hoofd. Zo werkt het →
FAQ
Is het beter om vóór een moeilijke taak tot rust te komen of enthousiast te worden?
Vóór een korte prestatie werkt enthousiast worden misschien beter dan tot rust komen. Brooks liet dat zien in het Journal of Experimental Psychology: General (2014).
Mensen die hun nerveuze gevoel enthousiasme noemden, zongen, spraken en rekenden beter. Lange taken werden niet getest.
Maakt media-multitasking je makkelijker afleidbaar?
Media-multitasking betekent dat je meerdere media tegelijk gebruikt. Het hangt samen met makkelijker afleidbaar zijn, maar het is niet aangetoond dat het dat veroorzaakt.
Moisala en collega’s (NeuroImage, 2016) testten 149 mensen van 13 tot 24 jaar. Wie dagelijks meer met media multitaskte, presteerde slechter als er afleidende prikkels waren.
Is het normaal dat je rust en focus opraken voordat de dag voorbij is?
Ja. Worden je blokken merkbaar minder rustig en geconcentreerd, dan is je werkdag voorbij, ook als hij kort was.
Je hebt langer nodig om te beginnen, en de taak komt niet vooruit. Tel resultaten, geen uren, want een korte dag met goede resultaten is beter dan een lange dag zonder.
