A tarefa é grande, o prazo está perto e seus pensamentos aceleram. Você diz a si mesmo para se acalmar, mas seu foco continua escapando da tarefa.
Veja aqui como manter a calma e concentração numa tarefa. Coloque a tarefa num bloco de trabalho concentrado com uma estrutura clara. Você recebe quatro passos ao longo desse bloco e três coisas para conferir antes do próximo.
Coloque a tarefa num bloco com uma estrutura clara
Em vez de dizer a si mesmo para se acalmar, coloque a tarefa num Deep Work Block. Ele é um período cronometrado de trabalho concentrado numa só tarefa, geralmente de 45 minutos.
Três coisas deixam uma tarefa pesada. Um objetivo grande demais significa sobrecarga, e sobrecarga significa paralisia. Uma tarefa sem fim à vista é mais difícil de começar, principalmente quando ela é desagradável.
E seu cérebro não solta os pensamentos que tem medo de esquecer. O bloco tem uma ferramenta para cada uma dessas três coisas. As ferramentas são um objetivo do bloco, um timer e uma folha de pensamentos.
Os quatro passos abaixo seguem um bloco, de antes do início até o fim. Aqui ficamos na própria tarefa. A pergunta mais geral sobre o foco como forma de reduzir o estresse tem sua própria resposta.
Passo 1: Afaste as distrações e respire por um minuto
A estrutura começa antes do trabalho. Desligue o celular, tire-o de vista e feche os aplicativos de que não precisa. Você vai perceber como sua mente fica quieta.
Depois feche os olhos e use a respiração quadrada, o método 4x4. Inspire contando até 4, segure por 4, expire por 4 e segure por 4. Continue por um a dois minutos ou 10 ciclos.
Perciavalle e colegas (Neurological Sciences, 2017) estudaram 38 jovens adultos. Um grupo fez 10 sessões semanais de respiração profunda, de 90 minutos cada. O estresse, o humor, a frequência cardíaca e o cortisol, um hormônio do estresse, melhoraram nesse grupo.
Isso é muito mais do que um minuto, e o estudo não mostra o que um minuto faz. O lugar da respiração fora do trabalho está no artigo sobre mindfulness para concentração.
Passo 2: Deixe a tarefa pequena e dê um fim a ela
Com a cabeça limpa, configure um timer. Ele diz ao seu cérebro que o trabalho não vai durar para sempre. O trabalho tem um fim e logo vai acabar.
Isso facilita começar, principalmente com tarefas desagradáveis. Se não tiver certeza da duração, comece mais curto, porque você sempre pode passar do timer.
Depois deixe a tarefa pequena. Sua folha de protocolo é uma folha em branco para seu objetivo e seus passos. Nela, anote um objetivo do bloco: o resultado que você quer nos próximos 45 minutos, não o projeto inteiro.
- “Está feito”, não “fazer”: formule o objetivo como um estado concluído, por exemplo “O primeiro rascunho do esboço está feito”.
- Ambicioso mas alcançável: grande demais significa sobrecarga, pequeno demais significa falta de impulso.
- Uma próxima ação: se o início não estiver claro, anote o menor passo que você pode dar agora.
Um estado concluído dá ao seu cérebro uma imagem clara do resultado. Você tem uma pilha de tarefas? Primeiro veja o artigo sobre a priorização de tarefas no deep work, para que a tarefa certa ganhe este bloco.
Passo 3: Quando a mente acelerar, anote
O timer está rodando e o objetivo está anotado, mas mesmo assim vêm pensamentos. Anote cada um e volte para a tarefa.
Outras tarefas, ideias e pendências vêm à sua cabeça, e isso é normal. Elas vão para uma folha de pensamentos, uma segunda folha em branco ao lado da sua folha de protocolo.
- Pegue-se: perceba que está seguindo um pensamento que não tem a ver com a tarefa.
- Anote: escreva o pensamento em poucas palavras-chave na folha de pensamentos.
- Retorne: olhe para a folha de protocolo e continue.
Quando o pensamento está no papel, seu cérebro sabe que ele não vai se perder, e se acalma. Não precisa pensar nele até o fim, porque uma palavra-chave basta.
Perceber esses pensamentos quando eles aparecem exige um pouco de prática. Mas o efeito é sempre o mesmo, e minha cabeça fica quieta.
Às vezes você não consegue se concentrar, ou perde o fio e não sabe como continuar. Então anote o próximo mini passo na sua folha de protocolo e execute-o. Há mais ferramentas para o meio de um bloco no artigo sobre como manter o foco.
Passo 4: Encerre o bloco sem se julgar
Mais cedo ou mais tarde, o timer toca. Se você estiver no flow, totalmente imerso no trabalho, continue. Se não estiver, pare agora e não acrescente minutos extras.
Anote o próximo passo na sua folha de protocolo em uma frase, para retomar logo depois da pausa. Depois compare o resultado com o objetivo do bloco: alcançado, parcialmente alcançado ou nada.
Então não julgue, apenas observe. Com o tempo, conferir o objetivo do bloco treina você a estimar o que é realista em um bloco. Assim seu próximo objetivo se encaixa melhor.
No fim do dia, olhe de novo para sua folha de protocolo. A lista de passos que você mesmo escreveu traz satisfação. O momento certo de parar está no artigo sobre o fim de uma sessão de deep work.
Antes do próximo bloco, confira seu estado
O bloco acabou, e agora vem a pausa. Antes do próximo bloco, confira seu estado atual. Assim o próximo bloco combina com o jeito como você está agora.
Quando você está cansado, não consegue se concentrar. Vale conferir três estados, e cada um tem uma resposta clara.
- Cansado: pergunte-se honestamente se está acordado. Um pouco cansado pede um bloco mais curto. Muito cansado pede um cochilo rápido ou um bloco adiado.
- Café demais: a cafeína gera energia e impulso. Mas energia sem direção é inquietação. Teste um bloco com café e outro sem.
- Com pressa: quando falta tempo, pular a pausa é tentador. Não pule, porque sem pausas a qualidade dos blocos seguintes cai.
O cansaço tem sua própria resposta no artigo sobre o foco quando você está cansado. Se você quer largar o café, veja o artigo sobre o foco sem cafeína. E a duração das pausas no deep work depende da duração do seu bloco.
Então faça o próximo bloco do mesmo jeito: respire, configure o timer, anote o objetivo. Depois de algumas rodadas, isso leva só alguns minutos, e você começa cada bloco com a mente limpa. Veja como funciona →
FAQ
É melhor se acalmar ou se animar antes de uma tarefa difícil?
Antes de uma apresentação curta, ficar animado pode funcionar melhor do que se acalmar. Brooks mostrou isso no Journal of Experimental Psychology: General (2014).
As pessoas que chamaram seu nervosismo de entusiasmo cantaram, falaram e fizeram contas melhor. Tarefas longas não foram testadas.
O multitasking de mídia deixa você mais distraído?
Multitasking de mídia é usar várias mídias ao mesmo tempo. Ele está ligado a mais distração, mas não está provado que a cause.
Moisala e colegas (NeuroImage, 2016) testaram 149 pessoas de 13 a 24 anos. Quem fazia mais multitasking de mídia por dia se saiu pior com distratores presentes.
É normal ficar sem calma e foco antes do fim do dia?
Sim. Quando seus blocos ficam visivelmente menos calmos e concentrados, seu dia de trabalho acabou, mesmo que tenha sido curto.
Começar demora mais, e a tarefa não avança. Olhe resultados, não horas, porque um dia curto com bons resultados é melhor que um dia longo sem eles.
