Je wilt weten hoeveel deep work je echt doet. Je dagen voelen vol, maar je kunt niet zeggen wat de geconcentreerde uren hebben opgeleverd.
Hier zie je hoe je deep work bijhoudt met één vel en een timer. Je leert wat je opschrijft, wanneer, en wat je aan het einde van de dag met het vel doet. Je ziet ook welke rol het tellen van uren speelt.
Wat is de eenvoudigste deep work tracker?
De eenvoudigste deep work tracker is een leeg vel papier en een pen op je bureau. Mijn boek noemt het het protocolvel. Daarop staat het doel van elk blok, een afgebakend stuk geconcentreerd werk met een timer aan één taak.
Om de tijd vast te leggen, heb je geen speciale tracker-app nodig. De timer-app op je computer is genoeg. Mac en Windows hebben er standaard een.
De resultaten van je blokken schrijf je toch op papier. Eén vel is genoeg, zonder notitieboek en zonder app. Met de hand schrijven dwingt je brein langzamer en helderder te denken dan typen.
Een doel alleen in je hoofd blijft vaag. Een doel op papier ligt vast. Je ziet het de hele tijd voor je.
Wat moet je in een deep work-logboek schrijven?
Op dat vel zijn drie korte notities per blok genoeg. Elke notitie heeft een eigen moment: één bij de start, twee als de timer afgaat.
| Notitie | Wanneer | Wat het je oplevert |
|---|---|---|
| Blokdoel: het resultaat dat je met dit blok wilt bereiken | Direct nadat je de timer hebt gezet | Een helder doel voor dit blok |
| Volgende stap | Als je het blok stopt | Je kunt na de pauze meteen verder |
| Blokdoel vergelijken: gehaald, gedeeltelijk, helemaal niet | Direct na de volgende stap | Een eerlijke blik op het blok, zonder oordeel |
Schrijf het doel op als een afgerond resultaat, zoals „De opzet is klaar” in plaats van „opzet schrijven”. Dat geeft je brein een helder beeld van het resultaat.
Schrijf bij elk nieuw blok het doel op hetzelfde vel, onder de laatste notitie. Tegen de avond heb je een overzicht van de resultaten van de hele dag. Hoe het hele blok van start tot stop verloopt, lees je in een deep work-sessie stap voor stap.
Hoe houd je deep work-uren bij?
Wil je ook uren, noteer dan hoe lang elk blok duurde en tel het totaal op. Zo werkt de urenturflijst van Cal Newport. Hij noteerde elke week het totaal aantal uren dat hij in ononderbroken concentratie werkte.
Op zijn blog schreef hij dat een klein totaal gênant is. Dat zet je aan om meer tijd voor focus te vinden. Later vond hij dat de turflijst niet volstond voor zijn werkperiodes van vier tot zeven uur.
In plaats daarvan plande hij zijn deep work vier weken vooruit in zijn agenda. Vooruit plannen is een andere methode. Hoe die werkt, lees je in het artikel over deep work inplannen.
Ik meet niet hoeveel blokken ik doe. Dat kost me te veel moeite. Ik richt me liever op mijn inhoud dan op mijn zelfmanagement.
Wat telt, is wat elk blok heeft opgeleverd. Je hoeft de blokken niet te tellen.
Wil je toch een getal, lees dan meer over uren of mijlpalen als maatstaf. Voor een weekgetal lees je hoeveel uren deep work per week zinvol zijn.
Horen korte blokken op je vel?
Ja, elk blok komt op het vel, hoe lang het ook duurt. Je noteert een doel en een resultaat, en een kort blok heeft allebei. Daarom krijgt het dezelfde drie notities als een lang blok.
In een urenlogboek tellen korte periodes soms helemaal niet mee. De schrijver Scott H. Young negeert periodes onder de 30 minuten en telt elke avond de langere op (blogpost, 2021).
Mijn boek kent vijf lengtes: 90, 45, 35, 25 of 15 minuten. Je kiest er een op basis van hoe je je die dag voelt. Zelfs als je je sterk ongemotiveerd voelt, is een blok van 15 minuten beter dan niets.
Ook dat blok van 15 minuten krijgt zijn drie notities. Over de ondergrens van een blok lees je meer in het artikel over de minimale duur van deep work.
Wanneer wordt het bijhouden van deep work te veel?
Naast die drie notities wordt bijhouden te veel zodra het je aandacht van het werk afhaalt. Flow, de toestand waarin het werk bijna vanzelf gaat, is fragiel. Eenmaal eruit kost het je minuten om er weer in te komen.
Tijdens een blok bepalen drie situaties wat je opschrijft.
- Het werk loopt: schrijf niets op. Je protocolleert niet, maakt geen notities en optimaliseert pas later.
- Er komt een gedachte op die niets met de taak te maken heeft: schrijf een paar steekwoorden op je gedachtevel. Dat is een tweede vel voor zulke gedachten.
- Je weet niet wat je nu moet doen: schrijf de volgende ministap op je protocolvel. Voer die stap dan uit.
Noteer op zwakke dagen elke stap, als je veel structuur nodig hebt. Schrijf anders alleen iets op als je vastzit, want opschrijven kost tijd en aandacht.
Weet je niet zeker wat flow is, lees dan meer over het verschil tussen deep work en flow.
Wat doe je aan het einde van de dag met het vel?
Bekijk na je laatste blok één keer alles wat je die dag hebt opgeschreven. Pak het protocolvel en vraag jezelf wat je vandaag hebt bereikt.
Elk behaald doel en elke afgewerkte stap ligt voor je. Jij hebt ze zelf opgeschreven, blok voor blok. Dat zien geeft voldoening.
Deze terugblik is één onderdeel van het afsluiten van je werkdag. De rest hoort bij het shutdown-ritueel.
Na verloop van tijd leert deze terugblik je hoeveel je op een dag echt gedaan krijgt. Je volgende blokdoelen worden preciezer. Ook je planning wordt beter.
Een goed logboek begint met een goed blokdoel. Leer een blokdoel stellen dat je in de komende 45 minuten haalt. Dan vult je vel zich met resultaten. Zo werkt het →
FAQ
Helpt het bijhouden van je voortgang om je doelen te bereiken?
Een overzicht van 138 studies toont: voortgang controleren helpt je doelen te bereiken (Harkin en collega’s, Psychological Bulletin, 2016). Het effect was groter als mensen hun voortgang fysiek vastlegden. De studies keken naar doelen in het algemeen en niet naar deep work.
Moet je oude protocolvellen bewaren?
Een protocolvel is het vel met je blokdoelen, en na de terugblik op de dag beslis je: archiveren of weggooien. Bewaar je er een, leg het dan in een bakje. Een opgeruimd bureau maakt de start van het eerste blok morgen namelijk makkelijker.
Hoe lang duurt het om een deep work-blok te noteren?
Een blok geconcentreerd werk noteren kost ongeveer 30 seconden als je stopt. Die seconden besparen je minuten als je na de pauze weer begint.
Het doel opschrijven aan het begin kost een paar regels extra. Na een paar blokken wil je het niet meer overslaan.
