Je wilt dat deep work een normaal deel van je dag wordt, geen gelukkig toeval. Misschien heb je een rooster geprobeerd met een vast tijdslot om negen uur. Binnen een paar dagen ging het mis.
Eén vergadering of één slechte nacht was genoeg, en het plan was weg.
Dit artikel bouwt de routine van de andere kant op. Je krijgt één blok dat elke keer op dezelfde manier verloopt.
Je ziet ook hoe mijn dag eruitziet als ik het herhaal. Daarna volgen de lengtes waaruit je kunt kiezen, wat je doet als de dag misloopt en wanneer je stopt.
Wat is een deep work routine?
Een deep work routine is één blok geconcentreerd werk, steeds op dezelfde manier uitgevoerd en door de dag heen herhaald. Begin met die kleinste eenheid, niet met de hele dag: één enkel blok. Beheers het en herhaal het dan.
- Bereid lichaam en omgeving voor (Ervoor): elimineer afleidingen en maak lichaam en geest klaar.
- Doel stellen, beginnen (Start): neem het muziekbesluit, zet de timer en schrijf het blokdoel op.
- In focus blijven (Erbij): je hebt drie gereedschappen voor drie situaties, Flow, Gedachtenparkeerplaats en Draad.
- Het blok netjes afsluiten (Stop): stop, noteer de volgende stap en vergelijk met je blokdoel.
- Goed herstellen (Pauze): neem een echte pauze, afgestemd op het blok.
- Blokken herhalen (Opnieuw): start het volgende blok.
- Werkdag afsluiten (Daarna): kijk terug, ruim op, bereid morgen voor, stop en vier.
Geen van deze stappen heeft een kloktijd nodig. Je herhaalt hetzelfde blok zo vaak als je werkdag toelaat. Je dag bestaat uit die herhalingen.
Begin dus niet met het reserveren van een vast tijdslot voor deep work. Begin met het blok, en laat de dag daaruit groeien.
Hoe ziet een dagelijkse deep work routine eruit?
Herhaal dat blok een paar keer, en je hebt een hele dag. Er is hier geen sjabloon, alleen één echte dag.
Mijn deep work routine is hetzelfde blok, herhaald. Ik begin met deep work in de ochtend.
Op goede dagen komt dat neer op vijf tot zes uur hooggeconcentreerd werk. Die uren zijn verdeeld over blokken van wisselende lengte. Op zwakke dagen zijn het er drie, en dat is helemaal prima.
Alleen het eerste blok heeft de volledige voorbereiding nodig. Het tweede blok gaat sneller, omdat je werkomgeving al klaarstaat: bureau opgeruimd, smartphone verstopt. Je hebt alleen nog dit nodig:
- Luchten, water bijvullen
- Lichaam kort activeren
- Toilet
- Ademen
- Timer, doel, gaan
Schrijf elk nieuw doel onder het vorige op het protocolvel. Dat is het vel waarop je je blokdoelen noteert. De dag eindigt met een lijst van wat er gedaan is.
Hoe lang moeten blokken en pauzes voor deep work duren?
De blokken van die dag duren niet allemaal even lang. Kies de lengte van elk blok op basis van hoe je je nu voelt, van 90 tot 15 minuten. Stem de pauze er dan op af.
| Blok | Wanneer (je toestand vandaag) | Pauze erna |
|---|---|---|
| 90 minuten | Maximaal fit en gemotiveerd | 20 tot 30 minuten |
| 45 minuten | Fit, geconcentreerd, gemotiveerd. Ideaal. | 15 minuten |
| 35 minuten | Ergens ertussenin; 45 minuten voelt te lang | 10 minuten |
| 25 minuten | Vandaag ongeconcentreerd | 5 tot 10 minuten |
| 15 minuten | Sterk ongemotiveerd | 5 minuten |
Ga deze lijst van boven naar beneden door en ga bij jezelf na hoe het gaat. Stop bij de duur die nog haalbaar voelt.
Begin bij twijfel liever korter. Je kunt altijd overtrekken.
Dat bepaalt ook wat er gebeurt als de timer afgaat. Ben je in flow, werk dan door. Ben je dat niet, stop dan nu, niet „nog even”.
Noteer de volgende stap voordat je stopt, zodat je na de pauze meteen verder kunt. Zet dan ook voor de pauze een timer. Je brein kan dan echt ontspannen, omdat het weet dat het herinnerd wordt.
Heeft een deep work routine vaste tijden nodig?
Nee, als de lengte van een blok je toestand volgt, kan de starttijd ook je energie volgen. De volgorde van het blok staat vast, het uur op de klok niet. Je blokken hoeven niet op het hele uur te starten.
Sommigen houden van een vast rooster en anderen raken erdoor onder druk, dus ontdek wat voor jou werkt. Passen vaste tijdslots bij je, dan geeft een dagschema voor deep work ze een plek in je week. Zo niet, start dan elk blok als je er klaar voor bent en houd de volgorde aan.
Stem het blok af op je energie: ‘s ochtends misschien 45 of 90 minuten, ‘s middags nog maar 25. Stem ook de taak af. Energie verspillen aan een makkelijke taak is namelijk net zo inefficiënt als een zware taak zonder energie aanpakken.
Je uren met veel energie vinden is een groot onderwerp op zich.
Wat als je dag niet volgens plan loopt?
Flexibele blokken lonen het meest op de dagen die mislopen. Een routine moet slechte nachten en volle agenda’s overleven. Maak het blok dus korter in plaats van het over te slaan.
Vraag jezelf voor elk blok eerlijk af of je wakker bent en helder kunt denken. Het antwoord bepaalt namelijk je blok:
- Fit: 45 of 90 minuten, volle kracht
- Niet helemaal fit: korter blok of eerst het lichaam activeren
- Extreem moe: powernap (10–20 min.) of blok uitstellen
Doorduwen levert niets op. Na een slechte nacht werkt zelfs de beste routine bij mij niet perfect.
Die dagen zijn zeldzaam geworden. Ook dan werkt de routine, alleen met minder blokken.
Dezelfde regels gelden voor dagen met vaste afspraken. Een blok hoeft niet op het hele uur te starten, dus het kan beginnen zodra er een gat vrijkomt. En 25 of 15 minuten zijn volwaardige blokken, geen restjes.
Laat de mensen die regelmatig contact met je opnemen weten dat je op bepaalde tijden niet bereikbaar bent. Dan valt de latente verwachting weg dat iemand je misschien schrijft.
Wanneer eindigt een dag met deep work?
Blokken inkorten werkt tot de kwaliteit zelf weg is. Een dag met deep work eindigt als de kwaliteit daalt, wat de klok ook zegt. De realistische bovengrens is vier tot zes uur hooggeconcentreerd werk per dag, geen acht.
Ericsson e.a. (1993) noemen dagelijkse getallen voor doelbewust oefenen (deliberate practice).
Eén voorbeeld is ongeveer vier uur. Oudere trainingsstudies vonden daarboven geen extra voordeel. Dit zijn geen metingen van deep work.
Let dus liever op de signalen. Je hebt steeds langer nodig om erin te komen, het protocolvel helpt niet meer, er gebeurt niets.
Dan is de werkdag voorbij, ook als het pas drie uur was. Sluit hem af met een shutdown-ritueel. Dat omvat vijf dingen: Terugblik, Opruimen, Morgen voorbereiden (één zin is genoeg), Stoppen, Vieren.
Neem daarna de avond vrij. Het herstel ‘s avonds hoort net zo goed bij je productiviteit als het werk zelf. Wie ‘s avonds doorwerkt, betaalt er de volgende ochtend voor.
Een routine die je volhoudt, is één blok dat je beheerst, herhaald tot de kwaliteit daalt. Beheers dat ene blok. Op goede dagen levert het vijf tot zes geconcentreerde uren op. Zo werkt het →
FAQ
Wat moet een ochtendroutine voor deep work bevatten?
Een ochtendroutine voor deep work zet klaar wat elk later blok opnieuw gebruikt.
Zet je smartphone uit en leg hem in een andere kamer. Ruim je bureau op tot wat je nodig hebt, en sluit programma’s die je niet nodig hebt. Leg het protocolvel en het gedachtevel op je bureau.
Wat moet je doen in de pauzes tussen deep-workblokken?
Beweeg tussen deep-workblokken licht en doe dingen die weinig concentratie vragen. Ga even naar buiten, doe korte huishoudelijke taken, een paar jumping jacks of rekoefeningen.
Laat de smartphone, e-mails en berichten liggen. Sla ook meditatie over, want die vergt concentratie.
Hoe lang duurt het tot een deep work routine vanzelf loopt?
Een deep work routine loopt na een paar weken vanzelf. Je denkt niet meer aan de stappen, je doet ze gewoon.
De eerste blokken worden niet perfect, en dat is normaal. Na een paar rondes duurt de voorbereiding zelf nog maar een paar minuten.
