Vuoi che il deep work sia una parte normale della tua giornata, non un colpo di fortuna. Forse hai provato un piano con una fascia fissa alle nove, e dopo pochi giorni è saltato. Bastava una riunione o una brutta notte, e il piano non c’era più.
Questo articolo costruisce la routine partendo dall’altro capo. Ottieni un blocco che si svolge ogni volta nello stesso modo.
Vedi anche com’è la mia giornata quando lo ripeto. Poi arrivano le durate tra cui scegliere, cosa fare quando la giornata va storta e quando fermarsi.
Cos’è una deep work routine?
Una deep work routine è un blocco di lavoro concentrato, svolto nello stesso modo e ripetuto durante la giornata. Parti da questa unità più piccola, cioè da un singolo blocco, non dall’intera giornata. Padroneggialo, poi ripeti.
- Prepara corpo e ambiente (Prima): elimina le distrazioni, prepara corpo e mente.
- Fissa il tuo obiettivo e comincia (Avvio): prendi la decisione sulla musica, imposta il timer, annota l’obiettivo del blocco.
- Resta concentrato (Durante): tre strumenti per tre situazioni, cioè Flow, Parcheggio dei pensieri e Filo.
- Termina il blocco in modo pulito (Stop): fermati, annota il prossimo passo, confronta con l’obiettivo del blocco.
- Recupera nel modo giusto (Pausa): fai una vera pausa, adatta al blocco.
- Impila i tuoi blocchi (Ripetere): avvia il prossimo blocco.
- Chiudi la giornata (Dopo): fai il bilancio, riordina, prepara il domani, fermati, festeggia.
Nessuno di questi passi richiede un orario. Ripeti lo stesso blocco tutte le volte che la tua giornata lavorativa lo permette. La giornata è fatta di queste ripetizioni.
Quindi non cominciare prenotando una fascia fissa per il deep work. Comincia dal blocco e lascia che la giornata cresca da lì.
Com’è una deep work routine giornaliera?
Ripeti quel blocco qualche volta, e hai un’intera giornata. Qui non c’è un modello, solo una giornata vera. La mia deep work routine è lo stesso blocco ripetuto, e parte con il deep work al mattino.
Nei giorni buoni arrivo così a cinque o sei ore di lavoro altamente concentrato. Queste ore sono distribuite su blocchi di durata variabile. Nei giorni difficili sono tre, e va benissimo.
Solo il primo blocco richiede la preparazione completa. Il secondo blocco è più veloce, perché il tuo ambiente di deep work è già pronto: scrivania sgombra, telefono nascosto. Ti serve solo questo:
- Arieggiare, ricaricare l’acqua
- Attivare il corpo brevemente
- Bagno
- Respirare
- Timer, obiettivo, via
Scrivi ogni nuovo obiettivo sotto il precedente sul foglio di protocollo. È la pagina su cui annoti i tuoi obiettivi del blocco. La giornata finisce con una lista di ciò che hai realizzato.
Quanto devono durare i blocchi di deep work e le pause?
I blocchi di quella giornata non hanno tutti la stessa durata. Scegli la durata di ogni blocco in base a come ti senti adesso, da 90 fino a 15 minuti. Poi adatta la pausa al blocco.
| Blocco | Quando (il tuo stato oggi) | Pausa dopo |
|---|---|---|
| 90 minuti | Massima forma e motivazione | Da 20 a 30 minuti |
| 45 minuti | In forma, concentrato, motivato. Ideale. | 15 minuti |
| 35 minuti | Una via di mezzo; 45 minuti sembrano troppo | 10 minuti |
| 25 minuti | Oggi distratto | Da 5 a 10 minuti |
| 15 minuti | Molto demotivato | 5 minuti |
Percorri questa lista dall’alto, ascoltati e fermati alla durata che ti sembra ancora fattibile. Nel dubbio, comincia più breve. Puoi sempre sforare.
Questo decide anche cosa succede quando suona il timer. Se sei nel flow, continua. Se non lo sei, fermati adesso, non “solo un altro po’”.
Prima di fermarti, annota il prossimo passo, così puoi riprendere subito dopo la pausa. Poi imposta un timer anche per la pausa. Così il cervello riesce a rilassarsi davvero, perché sa che verrà avvisato.
Una deep work routine ha bisogno di orari fissi?
No. Se la durata di un blocco segue il tuo stato, anche il suo inizio può seguire la tua energia. La sequenza del blocco resta fissa, l’ora sull’orologio no.
I tuoi blocchi non devono iniziare all’ora esatta. Alcune persone preferiscono un orario fisso, altre si sentono sotto pressione. Scopri cosa funziona per te.
Se le fasce fisse fanno per te, un programma giornaliero di deep work dà loro un posto nella tua settimana. Se no, avvia ogni blocco quando sei pronto e mantieni la sequenza.
Adatta il blocco alla tua energia: magari 45 o 90 minuti al mattino, solo 25 al pomeriggio. Adatta anche il compito, perché sprecare energia su un compito facile è inefficiente quanto un compito difficile senza energia. Il momento migliore per il deep work, cioè le tue ore di alta energia, è un grande tema a sé.
E se la giornata non va secondo i piani?
I blocchi flessibili ripagano soprattutto nei giorni che vanno storti. Una routine deve sopravvivere alle brutte notti e ai calendari pieni. Quindi riduci il blocco invece di saltarlo.
Prima di ogni blocco chiediti onestamente: sei sveglio e riesci a pensare con chiarezza? La risposta conta, perché determina il tuo blocco:
- In forma: 45 o 90 minuti, a piena potenza
- Non del tutto in forma: blocco più breve o prima attivare il corpo
- Estremamente stanco: pisolino breve (10-20 min.) o rimandare il blocco
Forzare non porta da nessuna parte. Dopo una brutta notte, per me nemmeno la routine migliore funziona alla perfezione. Quei giorni sono diventati rari, e anche in quei giorni la routine funziona, solo con meno blocchi.
Le stesse regole valgono per i giorni con appuntamenti fissi. Un blocco non deve iniziare all’ora esatta, quindi può iniziare appena si apre uno spazio. E 25 o 15 minuti sono blocchi completi, non avanzi.
Di’ alle persone che ti contattano regolarmente che in certi orari non sei raggiungibile. Così sparisce l’attesa latente che qualcuno possa scriverti.
Quando finisce una giornata di deep work?
Ridurre i blocchi funziona finché non sparisce la qualità stessa. La giornata di deep work finisce quando la qualità cala, qualunque cosa dica l’orologio. Il limite massimo realistico è da quattro a sei ore di lavoro altamente concentrato al giorno, non otto.
Ericsson et al. (1993) riportano cifre giornaliere per la pratica deliberata. Un esempio è di circa quattro ore, senza benefici aggiuntivi negli studi più vecchi sull’allenamento. Queste cifre non sono misure del deep work.
Quindi osserva invece i segnali. Ci metti sempre più tempo a entrare nel flow. Il foglio di protocollo non aiuta più e non succede nulla.
Allora la giornata lavorativa è finita, anche se sono state solo tre ore. Chiudila con un rituale di chiusura. Il rituale comprende cinque cose: Bilancio, Riordinare, Preparare il domani (una frase basta), Stop, Festeggia.
Poi prenditi la serata libera. Il recupero serale è una parte della tua produttività tanto importante quanto il lavoro stesso. Chi continua a lavorare la sera lo paga la mattina dopo.
Una routine che riesci a mantenere è un blocco che sai svolgere, ripetuto finché la qualità cala. Padroneggia quel blocco, e nei giorni buoni diventano cinque o sei ore di lavoro concentrato. Scopri come funziona →
FAQ
Cosa dovrebbe includere una deep work routine mattutina?
Una deep work routine mattutina prepara ciò che ogni blocco successivo riutilizza.
Spegni il telefono e mettilo in un’altra stanza. Sgombra la scrivania lasciando solo ciò che ti serve e chiudi i programmi inutili. Metti sulla scrivania il foglio di protocollo e il foglio dei pensieri.
Cosa fare nelle pause tra i blocchi di deep work?
Tra i blocchi di deep work muoviti in modo leggero e fai cose che richiedono poca concentrazione. Esci all’aria aperta, sbriga piccole faccende domestiche, fai qualche jumping jack o un po’ di stretching.
Evita telefono, e-mail e messaggi. Evita anche la meditazione, perché richiede concentrazione.
Quanto ci vuole perché una deep work routine funzioni da sola?
Una deep work routine funziona da sola dopo qualche settimana. Smetti di pensare ai passaggi, li fai e basta.
I primi blocchi non saranno perfetti, ed è normale. Dopo qualche giro, la preparazione stessa richiede solo pochi minuti.
